Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве — юридические советы

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве - юридические советы

Виды приказов

Порядок нумерации

Журналы учета приказов

Виды приказов

Среди приказов, касающихся кадровой службы, встречаются разные виды приказов по предприятию:

  1. Приказы по личному составу, при помощи которых происходит регулирование трудовых отношений между администрацией и сотрудниками (например, о приеме сотрудника или его очередном отпуске).По основанию, установленному ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (срок хранения), они подразделяются на:
    • приказы, оформляющие трудовые отношения и их значительные условия (увольнение, перевод на другую должность, смена фамилии и др.) и подлежащие хранению в течение 75 лет;
    • распоряжения, носящие кратковременный характер (отпуск, командировка, выговор и др.) и подлежащие хранению в течение 5 лет.

    Соответственно, целесообразно эти бумаги хранить в разных папках.

  2. Приказы по административно-хозяйственной деятельности, касающиеся, например, утверждения правил ВТР.
  3. Оставшиеся приказы принято относить к основной деятельности (из кадровых к ним относится, например, приказ о приеме на работу руководителя). Подобные бумаги хранятся постоянно, до момента ликвидации фирмы.

Порядок нумерации

Присвоение номеров приказам несет в себе определенные цели:

  1. Упорядочение всей документации.
  2. Ускорение процедуры поиска и распознавания документации при необходимости.
  3. Разделение бумаг в зависимости от срока хранения.

Порядок присвоения номеров никак не регламентирован. Определяющим фактором при нумерации приказов в кадровом производстве является ежегодное обновление, то есть с 1-го числа года нумерация начинается с цифры 1.

Чаще всего кадровая служба устанавливает свои правила нумерации, характерные для той или иной категории распоряжений:

  1. По основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности — нумерация сквозная, то есть по порядку (1, 2, 3, 4…).
  2. По личному составу разрешено применение буквенно-цифровых указателей (1к, 1/лс и т. д.). С помощью аббревиатур «ЛС» (личный состав), «К» (командировка), «Пр» (прием на работу) удобно делить приказы по срокам и порядку хранения.

Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно разработать свою систему и правила нумерации приказов, утвердив при этом положения в локальном нормативно-правовом акте, например, инструкции по делопроизводству. С указанным документом следует ознакомить всех сотрудников, имеющих доступ к работе с документами.

Для удобства присвоения номеров рекомендуется использовать специальные книги (журналы) учета.

Журналы учета приказов

Трудовое законодательство не содержит никаких положений, которые обязывают кадровую службу вести журналы учета приказов. А значит, каждое предприятие имеет право свободно определять количество журналов, необходимых к ведению:

  • один журнал учета на все виды распоряжений;
  • несколько журналов, разделенных в зависимости от вида приказов;
  • ни одного журнала.

Унифицированных форм указанных книг нет, соответственно, кадровая служба может их разработать самостоятельно.

В том числе допустимо ведение журналов в электронном виде, если это оговорено локальной инструкцией по делопроизводству. 

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве может значительно упорядочить процесс регистрации и учета документации в целом. Какой способ использовать при этом, каждая организация вправе определить самостоятельно.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/pravila_numeracii_prikazov_v_kadrovom_deloproizvodstve/

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве — советы и полезные нюансы

В кадровых подразделениях компаний образуется большое количество различных документов, касающихся как деятельности самого подразделения, так и движения персонала в целом по предприятию.

Это положения, соглашения, штатные расписания, приказы и распоряжения руководства. При ведении делопроизводства в отделе кадров важно сгруппировать по значимости каждый из видов документов.

Особое внимание при этом уделяют созданию простой и понятной системы нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.

В каждой организации существует свой порядок присвоения номеров, приказам по персоналу и кадровому подразделению. Его сложность зависит в первую очередь от количества сотрудников. При небольшом штате, например, в стартапе, необходимости в делении кадровых приказов по видам нет. Максимум, что может понадобиться, это разделить бумаги по срокам хранения.

Таких сроков, как правило, три:

  • документы по основной деятельности фирмы хранят все время существования предприятия;
  • приказы (распоряжения) руководства по персоналу, сведения о которых необходимо заносить в трудовые книжки, хранятся 50 (75) лет;
  • текущие приказы по сотрудникам, которые не указывают в личном деле сотрудников, хранят до 5 лет.

Для небольшого предприятия такого разделения приказов и распоряжений по персоналу вполне достаточно.

Другая ситуация возникает в крупных компаниях, с удаленными подразделениями, филиалами, штатной численностью сотрудников в несколько тысяч человек. В них ежедневно издается множество распоряжений и приказов о приеме работников, увольнении, перемещениях, отпусках, командировках и т. д.

При большой численности наемных работников необходимо дополнительно делить приказы на несколько категорий. Например, в разрезе действий с персоналом, подразделений, срокам хранения документов и т. д.

Общеустановленных правил присвоения номеров кадровым документам нет.

Вместе с тем, необходимо руководствоваться несколькими правилами присвоения номеров приказам по кадрам.

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Во-первых, по умолчанию действует правило, что нумерация приказов и иных кадровых документов начинается заново с началом нового года. Исключение из него сделано для некоторых государственных и муниципальных учреждений, где новый учебный год начинается в сентябре. Такие организации начинают нумеровать приказы с 1 сентября, а не с 1 января.

Во-вторых, используемая система нумерации кадровых приказов должна уменьшать время на поиск нужной бумаги. Для этого к номеру приказа можно добавить год издания или буквенный код его тематики.

Например, приказ № 5-2018 или № 5-отп.

Кроме того, при большом количестве одинаковых по содержанию приказов можно вести журналы учета приказов. В них заносят основные сведения о каждом приказе и распоряжении:

  • номер и дату издания;
  • содержание документа;
  • Ф. И. О. сотрудника, которого он касается и подразделения, где он работает.

Такие журналы можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде в формате простой экселевской таблицы.

В-третьих, снижать время на обработку и дальнейшее архивирование приказов и распоряжений. Чем больше документов по кадровым вопросам образуется в компании, тем разветвленнее должна быть их классификация и длиннее номер каждого приказа.

Например, в кадровой службе компании работают несколько сотрудников, которые отвечают каждый за свой участок работы.

Для того чтобы подписанный директором приказ, сразу попал к работнику, который отвечает за командирование сотрудников, такому документу присваивают номер, однозначно указывающий на его назначение.

Это может быть цифровой или буквенный код, применяемый для разделения операций по функционалу — № 5-2018-ком или № 5-увол.

В целом используемая система нумерации должна облегчать работу кадровых служб, поэтому не нужно делать ее громоздкой.

Если в небольшой фирме с 3 работниками функции делопроизводителя по кадровым вопросам входит в обязанности бухгалтера, то разветвленная нумерация приказов руководителя может только запутать работника и привести к большим потерям времени на работу с документами.

В-четвертых, при создании нумерации кадровых документов, она должна быть аналогична, принятому в других подразделениях порядку присвоения номеров для документов.

Единообразия нумерации в целом по предприятию можно достичь созданием внутреннего документа по ведению делопроизводства в разрезе подразделений или видов деловых бумаг, а также общей для всех отделов или управлений номенклатуры дел.

Как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве

Перед началом нового календарного года необходимо решить вопрос о том, устраивает ли действующая система нумерации кадровых приказов или в нее необходимо внести изменения. При создании нового предприятия можно использовать простейший порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве, где каждый приказ имеет одно- или двухзначный номер.

Затем по мере расширения штатной численности персонала, передаче функций по кадрам в отдельное структурное подразделение появляется необходимость в делении приказов по персоналу на несколько категорий, которые также отражаются в номере каждого документа, при помощи буквенно-цифровой кодировки, в зависимости от общей системы нумерации, принятой на предприятии.

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/numeratsiya-prikazov-v-kadrovom-deloproizvodstve.html

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

  • Внесение записей в трудовые книжки;
  • Оформление личных дел;
  • Создание приказов по личному составу;
  • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  • Составление и преобразование должностных инструкций;
  • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  • Грамотное внесение изменений в документы;

Виды приказов и необходимость их регистрации

Бланк приказа о приеме на работу

Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:

По личному составу. Этот вид приказов подразделяется  на 2 группы:

  • Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
  • Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности:

  • Общие приказы по всему предприятию;
  • По отделам;
  • По административно-хозяйственной деятельности;

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

  • Ускорить поиск понадобившегося документа;
  • Систематизировать распорядительные документы по назначению;
  • Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

  • Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
  • Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Правила ведения

Пример приказа об увольнении

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса.

Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии.

Читайте также:  Должностная инструкция менеджера по продажам - юридические советы

Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

  • «п»- прием на работу;
  • «у»- увольнение;
  • «пр» — прием на работу рабочих;
  • «к» — командировки;
  • «вк»- внутренние командировки;
  • «зк»- командировки заграницу;
  • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Каждый год новая или нет

Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.

Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

Журнал регистрации приказов

Страница журнала регистрации приказов по личному составу

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

Что делать, если ошибка

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

  • Причины изменений.
  • Основание для внесения изменений.
  • Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
  • Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
  • Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

  • Наименование фирмы;
  • Наименование и дата документа;
  • Регистрационный номер;
  • Место составления приказа;
  • Текст документа;
  • Подписи ответственных лиц;
  • Отметка об исполнителе;
  • Визы согласования приказа (при необходимости).

Образец приказа о нумерации приказов

Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

Источник: http://MirBlankov.ru/numeraciya-prikazov/

Как нумеровать приказы с буквами ежегодно

К этому виду распорядительных документов можно отнести те распоряжения, которые так или иначе непосредственно связаны с деятельностью организации.

В частности, к приказам по основной деятельности можно отнести следующие виды: об утверждении штатного расписания; о принятии решения о проведении сокращения штата или численности работников; об утверждении локальных актов организации (Правил внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, Положения о работе с персональными данными и другие).

Срок хранение приказов Остановимся немного на сроках хранения приказов различных категорий. Так, распоряжения по основной деятельности компании надо хранить постоянно. Иными словами, данные распоряжения не имеют какого-либо определенного срока хранения.

В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

Для чего нужна нумерация Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день.
Нумерация в данном случае решает проблемы:

  • поиска необходимого приказа;
  • установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);
  • организации хранения документации;
  • систематизации приказов по содержанию.

Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Конкретно правилам регистрации и индексирования документов, в том числе, приказов уделено внимание в разделе 3.2.1 Основных положений.

В Основных положениях также приведены все основные термины, которые используются в работе с документами.


Читайте по теме в электронном журнале Основные правила нумерации приказов Итак, каждый документ, создаваемый в организации, должен быть соответствующим образом зарегистрирован.

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Скачайте документы по теме: Приказ о прекращении трудового договора (увольнении) с сотрудником в связи c истечением срока трудового договора (образец)Скачать в .

doc Виды приказов Здесь надо отметим, что приказы, издаваемые организацией, подразделяются на следующие виды: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам.

В большей степени нас, конечно, будут интересовать именно распоряжения по личному составу, поскольку именно эти распорядительные документы готовят сотрудники кадровой службы компании.

К приказам по личному составу относятся те распоряжения, которыми оформляются трудовые отношения с сотрудниками.

Как нумеруются приказы по основной деятельности?

Олеся [e-mail скрыт] Россия, Владивосток-сити, йоу:))) #9[48153] 9 июля 2009, 13:38 АнжеLika писал(а): Так можно сделать? Я имею в виду то, что это будет вводиться не с момента организации компании и не с начала года…с в середи года Да можно, конечно.

Главное, самой потом не запутаться, до какого момента одна нумерация, после какого — другая Лучше бы, конечно, сделать это с начала года.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
всё, что нас не убивает — делает сильнее Елена (гость) [email protected] Я поступила на работу в организацию, специалист по кадрам,которая до меня из приказов издавала только прием, увольнение и выговоры. ни каких регистр. журналов вообще не было. Хотя наш ЧОП существует 4 года, мне досталось начинать все с нуля.

https://www.youtube.com/watch?v=kmRVEMcjLDQ

Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

Нумерация приказов

Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу. Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем.

Голосование:

Важно

Буквы при этом могут означать зашифрованную тематику приказов или же место хранения, облегчая поиск нужного документа.

  • Усложненный вариант предполагает также сквозную нумерацию, но с разбивкой приказов на группы. То есть нумерация каждого вида приказов (по личному составу, по основной деятельности и т.

Источник: http://advokat-na-donu.ru/kak-numerovat-prikazy-s-bukvami-ezhegodno/

Реестр нумерация сквозная приказов правильность ведения

Можно ввести для удобства пользователей особую буквенно-цифровую индексацию кадровых документов, которая поможет пользователям разобраться, к чему относится тот или иной бланк. Буквенная идентификация кадровых приказов может быть следующей:

  • при приеме с буквой «П»
  • на увольнении индекс «У»
  • перевод работника с маркой ПР
  • для отпуска своя идентификация – О
  • если была нарушена дисциплина: «Н»
  • К – все прочие приказы по кадрам

При этом буквенная идентификация для всех остальных приказов по обычной операционной деятельности предприятия может быть ОД. Чтобы решить, как именно нумеровать приказы о приеме и увольнении, нужно понимать для каких целей в принципе служит грамотное кадровое делопроизводство.

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

  • ВажноПриказы по административно-хозяйственной деятельности, касающиеся, например, утверждения правил ВТР.
  • Оставшиеся приказы принято относить к основной деятельности (из кадровых к ним относится, например, приказ о приеме на работу руководителя). Подобные бумаги хранятся постоянно, до момента ликвидации фирмы.
Читайте также:  Бланк накладной (скачать бесплатно): образец заполнения обычной накладной - юридические советы
  • Порядок нумерации Присвоение номеров приказам несет в себе определенные цели:
    1. Упорядочение всей документации.

    2. Ускорение процедуры поиска и распознавания документации при необходимости.
    3. Разделение бумаг в зависимости от срока хранения.

    Порядок присвоения номеров никак не регламентирован.

    Определяющим фактором при нумерации приказов в кадровом производстве является ежегодное обновление, то есть с 1-го числа года нумерация начинается с цифры 1.

    Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

    Главная → Бухгалтерские консультации → Кадровые документы Обновление: 19 октября 2017 г. Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов.

    Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.


    Для чего нужна нумерация Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день.

    Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    • по личному составу;
    • по основной деятельности;
    • по административно-хозяйственной деятельности.

    К приказам по личному составу относятся такие, с помощью которых документируются трудовые отношения, то есть прием, увольнение сотрудников, приказы об отпусках и командировках и т. п.

    Административно-хозяйственные приказы содержат распоряжения по внутренней бытовой организации работы предприятия.

    Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

    Источник: http://pbcns.ru/reestr-numeratsiya-skvoznaya-prikazov-pravilnost-vedeniya/

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве в 2018 году

    Кадровое делопроизводство предполагает издание и хранение большого количества документации. Для удобной ориентации в ней используется специальная нумерация. Об основных ее принципах пойдет речь в нашей статье

    Для чего нужна нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    При ежедневной работе кадрового специалиста возникает большое количество документации, как входящей, так и исходящей. Для удобной ориентации в большом объеме информации требуется систематизация документов и их нумерация.

    Чем больше компания, тем больший объем документов проходит через кадровую службу. При численности персонала более 100 человек в день может выпускаться более одного документа. Поэтому ориентироваться в документах, обращая внимание только на дату издания будет достаточно сложно. Нумерация позволяет:

    • ориентироваться в многообразии документов;
    • установление взаимосвязей между смежными приказами
    • систематизация в системе хранения.

    Важность разделения по содержанию обуславливается еще и разностью сроков хранения. Приказы по личному составу должны храниться:

    • 75 лет при издании их до 2003 года;
    • 50 лет при издании их после 2003 года.

    Тогда как приказы на отпуск необходимо хранить не более 5 лет. Поэтому нумерация их совместно с приказами на прием и увольнение не оправдана.

    ► С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах

    Виды приказов

    Условно приказы можно разделить на 3 вида:

    • по личному составу;
    • по основной деятельности;
    • по административно-хозяйственной деятельности.

    Все приказы отдела кадров относятся к первой группе. Это распоряжения о трудоустройстве, увольнении, переводе, отпуск, командировке, возложении обязанностей и т.д. Однако, применение единой нумерации будет ошибочно. Как мы уже говорили выше необходимо опираться еще и на сроки хранения.

    В зависимости от масштабов компании две последние группы могут быть как объединены в один реестр на малом предприятии, так и разнесены при больших объемах. Также возможно деление распоряжений по подгруппам.

    ► Электронный документ: особенности хранения

    К распоряжениям по основной деятельности относят распоряжения по штатному расписанию, материальному снабжению, планированию, финансированию. К 3-ей группе относят приказы о соблюдении пропускного режима, о соблюдении ПВТР и т.д.

    Не все эти распоряжения должны и могут храниться в кадровой службе. Как правило, приказы по основной деятельности и административно-хозяйственного толка содержатся в канцелярии или у делопроизводителя.

    Как нумеровать приказы в организации

    Законодательство не содержит каких либо норм по нумерации кадровых приказов на прием и увольнение. Поэтому каждая компания вольна руководствоваться теми принципами, которые более удобны при ее специфике.

    В настоящее время широко применяется электронный способ ведения кадрового делопроизводства. Соответствующая программа присваивает порядковые номера самостоятельно, так же как и ведет их реестр. При необходимости есть возможность скорректировать правила группировки распоряжений.

    ► Как оформить и выдать документы о работе: копии, справки, выписки

    В “бумажном” делопроизводстве чаще всего при нумерации применяется сочетание цифр и букв, где цифра является порядковым номером распоряжения, а буква — обозначает категорию. Например, 2/лс или 2-лс, где 2 порядковый номер, а “лс” — личный состав. По такому же принципу обозначаются распоряжения:

    • “п” — трудоустройство;
    • “у” — увольнение;
    • “к” — командировка;
    • “о” — отпуск и т.д.

    На малом предприятии, где кадровый документооборот невелик, за год возможно объединение распоряжений в более крупные группы, например, на прием и увольнение.

    ► Как хранить и когда уничтожать документы, которые создадите в 2018-м или закрыли в прошлом году

    Все изданные распоряжения в обязательном порядке должны регистрироваться в реестре. Для каждой отдельной группы создается свой реестр, в котором отображается следующая информация:

    • номер по порядку;
    • дата издания;
    • содержание;
    • ФИО сотрудника, в отношении которого издан документ;
    • должность и структурное подразделение.

    Часто спрашивают, существует ли приказ о нумерации приказов. Все утвержденные принципы документооборота в компании должны найти свое отражение в локальной инструкции по кадровому делопроизводству. Она утверждает правила нумерации, а также лиц ответственных за их издание и хранение.

    Скачать бланк >>>
    Скачать образец >>>

    Нумерация приказов каждый год: новая или нет

    Ежегодно необходимо начинать нумерацию заново. С нового года заводится либо новый реестр распоряжений, либо в существующем делается соответствующая пометка о начале года. И первый документ в новом году всегда будет иметь номер 1.

    Все распоряжения должны создаваться в хронологическом порядке, не допускается пропуска порядковых номеров или издание документов задним числом. При аннулировании распоряжения должен быть составлен соответствующий акт. Это позволит избежать дополнительных вопросов со стороны проверяющих органов.

    Часто компании изобретают замысловатые номера, которые позволяют им вносить новые распоряжения любым числом. Хотя эти действия являются не совсем законными, но при грамотной системе нумерации о подвохе догадаться будет непросто, ведь порядок сочетания букв и цифр законодательно не регламентирован.

    Выбранная система нумерации в обязательном порядке должна быть отражена в инструкции по делопроизводству. Это позволит избежать дополнительных вопросов о выбранной системе.

    Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098043-18-m8-numeratsiya-prikazov-v-kadrovom-deloproizvodstve-v-2018-godu

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Обновление: 19 октября 2017 г.

    Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

    Для чего нужна нумерация

    Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

    • поиска необходимого приказа;
    • установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);
    • организации хранения документации;
    • систематизации приказов по содержанию.

    Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

    • 75 лет – вынесенные до 2003 года;
    • 50 лет – с начала 2003 года.

    Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.

    Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.

    Основные принципы нумерации

    Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

    Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

    Примерами индексов могут служить:

    • «лс» — приказы по личному составу;
    • «п» — о приеме на работу;
    • «у» — о расторжении трудового договора;
    • «к» — о назначении командировки и т.д.

    Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

    Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

    Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

    Регистрация приказов

    Еще один способ систематизации приказов – их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.

    Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

    Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

    • номер приказа (с индексом);
    • дата его издания;
    • Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
    • структурное подразделение, в котором он числится;
    • должность;
    • табельный номер;
    • реквизиты трудового договора;
    • суть приказа – кратко;
    • расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.
    Читайте также:  Акт возврата товара поставщику - образец - юридические советы

    В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

    • дату исполнения приказа;
    • ответственных лиц и их подписи.

    Внесение изменений в приказ

    Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.

    Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:

    • реквизиты изменяемого приказа;
    • суть и основания изменений;
    • действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
    • лица, ответственные за исполнение нового приказа.

    Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.

    Также читайте:

    Подписывайтесь на наш канал в Яндекс. Дзен

    Источник: http://GlavKniga.ru/situations/s505227

    Как правильно нумеровать приказы по кадрам и основной деятельности

    Глафира (гость) #10[35577] 18 февраля 2009, 17:33 Ирина писал(а): я столько искала может ссылку скинете? плиз… Ирина, вверху форума есть окошко «поиск» вбиваете в него слово «приказ», нажимаете кнопку ОК (рядом справа) и перед вами целая энциклопедия о приказоведении Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Ксюшечка [email protected] Я так поняла?Имеенно так и должно быть?У нас вобще с этим беспредел, я уже как то писала.У меня регистрируются такие приказы:1. По пожарн. без-ти2. О создании всяческих комиссий, в т.ч аттестационных3. Командировки4. Премирование, в т.ч. лишение, мат.помощь, поощрение, надбавки и т.д.5. Приказы по транспорту (регистрация, ТО, нормы расхода ГСМ и т.д.)6. Штатное расписание, в т.ч. утверждение, изменение, изменение графиков работ7. Об утверждении инструкций, положений и т.д.8.

    • Темы:
    • Кадровое делопроизводство
    • Приказы
    • Номенклатура дел

    Обязательна ли новая нумерация кадровых приказов с нового года? А каких именно? Из статьи вы узнаете:

    • как производится нумерация приказов по личному составу;
    • как ведется нумерация кадровых приказов;
    • как вести нумерацию приказов по основной деятельности.

    Номенклатура делСкачать в .doc Нумерация приказов Приказ – это внутренний распорядительный документ организации. В каждой организации в процессе деятельности требует принятие и документальное отражение определенных правил.

    Руководитель подписывает все приказы организации.

    Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит:

    • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
    • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
    • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

    Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

    • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

    ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

    Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Транспортное обслуживание, внутренняя связь;4. Охрана. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

    Нахожусь в самом лучшем возрасте: дури УЖЕ нет, маразма ЕЩЁ нет…В голове бардак, но раскидано и лежит всё как-то по фэншую… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

    Внимание

    Викуля [e-mail скрыт] Российская Федерация, Москва #5[35497] 18 февраля 2009, 14:37 Linas, огромное спасибо! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Переменчивы все вещи в странном мире человечьем.Постоянны мягкие, мурчащие коты.

    Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Ирина (гость) [email protected]Если нумеровать будем по необходимости т.е.

    Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

    А именно:

    • Внесение записей в трудовые книжки;
    • Оформление личных дел;
    • Создание приказов по личному составу;
    • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
    • Составление и преобразование должностных инструкций;
    • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
    • Грамотное внесение изменений в документы;

    Содержание статьи

    • 1 Виды приказов и необходимость их регистрации
    • 2 Правила ведения
    • 3 Каждый год новая или нет
    • 4 Журнал регистрации приказов
    • 5 Что делать, если ошибка
    • 6 Образец приказа о нумерации приказов

    Виды приказов и необходимость их регистрации Бланк приказа о приеме на работу Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы: По личному составу.

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» скачать Правила ведения Пример приказа об увольнении Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса. Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии.

    Важно

    Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно: В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям.

    Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов.

    Этот вид приказов подразделяется на 2 группы:

    • Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников.

      (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);

    • Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

    По основной деятельности:

    • Общие приказы по всему предприятию;
    • По отделам;
    • По административно-хозяйственной деятельности;

    На заметку! При подготовке приказов применяйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Допустимо оформление приказов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают весь спектр кадровых операций.
    Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

    Как нумеруются приказы по основной деятельности?

    Отказ банка в проведении операции можно обжаловать Банк России разработал требования к заявлению, которое клиент банка (организация, ИП, физлицо) может направить в межведомственную комиссию в случае, когда банк отказывается проводить платеж или заключать договор банковского счета (вклада). < … Что нужно сделать с 23 по 28 апреля На следующей неделе нас ждет целых 6 рабочих дней.
    Главная → Бухгалтерские консультации → Кадровые документы Обновление: 19 октября 2017 г. Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов.

    Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

    Поэтому можно рекомендовать в организации закрепить правила работы с теми или иными видами организационно-распорядительных документов в локальных нормативных актах, например, в Инструкции по делопроизводству или в соответствующем Стандарте, определяющем работу с конкретным видом организационно-распорядительного документа. Но в основу разработки внутренних локальных нормативных актов должны быть положены правила, определенные вышеназванными нормативными документами, даже несмотря на их рекомендательный характер.

    Приведем выдержки из этих документов: Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

    Требования к оформлению документов» «3.12.

    Нумерация приказов по кадрам и основной деятельности

    Общество с ограниченной ответственностью «АСТ» ИНН/КПП 7804491337/780401001 195198, г. Санкт – Петербург,Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309 ПРИКАЗ №1 г.

    Санкт-Петербург 01.01.2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием);2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;6. остальные приказы – К (кадры).
    2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

    Генеральный директор А.С.

    Примерами индексов могут служить:

    • «лс» — приказы по личному составу;
    • «п» — о приеме на работу;
    • «у» — о расторжении трудового договора;
    • «к» — о назначении командировки и т.д.

    Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить. Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1.

    Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

    При этом период, в течение которого организация обязана обеспечить сохранность документов, будет определяться в зависимости от даты создания документа. Так, если дата создания документа приходится на период до 2003 года хранить распоряжения надо в течение 75 лет.

    Если делопроизводство по документу закончено уже после 1 января 2003 года, срок хранения ограничивается 50 годами. Сроки хранения документов по личному составу были скорректированы в 2016 году путем введения в действия статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

    Источник: http://law-uradres.ru/kak-pravilno-numerovat-prikazy-po-kadram-i-osnovnoj-deyatelnosti/

    Ссылка на основную публикацию