Должностная инструкция офис-менеджера — образец — юридические советы

Должностная инструкция офис-менеджера. Образец 2018 года

Должностная инструкция офис-менеджера - образец - юридические советы

Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены. Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью.

Кто разрабатывает должностную инструкцию для офис-менеджера

В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк должностной инструкции офис-менеджера .docСкачать образец заполнения должностной инструкции офис-менеджера .doc

Основные правила составления должностной инструкции

Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.

Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

  • «Общие положения»,
  • «Основные функции»,
  • «Права»,
  • «Ответственность»,

которые иногда дополняются такими параграфами как

  • «Условия работы»,
  • «Право подписи» и т.п.

Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.

Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

Содержание должностной инструкции офис-менеджера

Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).

Общие положения

Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий).

Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж.

Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.

Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.

Должностные обязанности офис-менеджера

Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.

Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.

Полномочия офис-менеджера

В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.

Ответственность офис-менеджера

Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание. Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.

Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.

Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.

В конце на документе ставится резолюция руководителя предприятия.

Источник: https://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera/

Что должна содержать должностная инструкция офис-менеджера: примеры и образцы документов

Офис-менеджер – должность, которая есть в большинстве компаний. Обязанностей у такого сотрудника немало, и от его деятельности во многом зависит нормальный рабочий процесс в организации.

Из этой статьи можно узнать, что из себя представляет должностная инструкция офис-менеджера, и какие пункты она должна содержать.

Как составить: общие положения

В каждой должностной инструкции должен быть раздел «Общие положения». В нем указывается следующая информация:

  • к какой из категорий относится работник;
  • кому из руководителей он непосредственно подчинен;
  • какое образование и опыт работы необходимы;
  • кто назначает специалиста и освобождает его от должности;
  • какие знаниями должен обладать;
  • какими нормативными актами должен руководствоваться в работе.

Офис-менеджер организации или предприятия принадлежит к категории специалистов, осуществляющих документационное и организационное обеспечение деятельности компании. Он назначается и снимается с должности приказом руководителя юридического лица.

Как правило, такому специалисту требуется начальное профессиональное или высшее образование. Требования к стажу могут отсутствовать, но в ряде компаний предпочитают принимать людей с опытом работы от одного-двух лет.

Чтобы качественно и эффективно выполнять собственную работу, офис-менеджер обязан знать:

  • правила техники безопасности и охраны труда;
  • требования, которые предъявляются к рабочему месту и качеству работы;
  • правила организации и ведения документооборота;
  • основы управления, экономики и организации труда;
  • персонал, организационную структуру и штатное расписание фирмы;
  • функциональные обязанности административных сотрудников;
  • основы этики и психологии взаимоотношений в коллективе;
  • правила работы с оргтехникой.

Таким образом, для работы офис-менеджеру требуются как общие, так и специальные знания, без которых он не сможет выполнять свои обязанности. Чаще всего он находится в непосредственном подчинении руководителя организации или предприятия. Его замещение в период отпуска или болезни может быть поручено любому другому уполномоченному лицу.

Кроме того, должностная инструкция офисного специалиста закрепляет его должностные права, обязанности и ответственность.

Должностные обязанности: на что имеет право офис-менеджер и его ответственность

Стандартные должностные обязанности офис-менеджера включают в себя:

  • обеспечение компании расходными материалами, канцелярскими принадлежностями и другими товарами, необходимыми для ее нормальной работы;
  • учет и организацию хранения этих материалов;
  • поддержание порядка и чистоты в офисе;
  • ведение документооборота;
  • контроль исполнения приказов и распоряжений руководства.
  • обеспечение взаимодействия между работниками и управленческим аппаратом;
  • поддержание чистоты и порядка на рабочем месте;
  • контроль за соблюдением всеми сотрудниками правил охраны труда, противопожарной защиты и техники безопасности.
  • внесение предложений по улучшению работы офиса.

При этом менеджер офиса имеет право на:

  • требование от руководства обеспечений нормальных условий труда;
  • своевременное получение вознаграждения за свой труд;
  • запрос и получение необходимых документов, материалов и разъяснений, относящихся к его деятельности;
  • оперативное ознакомление с распоряжениями и приказами руководителя компании, а также ее подразделений;
  • получение информации об изменениях, касающихся деятельности предприятия.

Отдельным пунктом следует обозначить зону ответственности работника. Как и любой другой сотрудник офис-менеджер несет ответственность за:

  • неисполнение или недобросовестное исполнение своих обязанностей;
  • совершение противоправных действий;
  • нарушение правил распорядка и порчу имущества заведения;
  • неправомерное использование служебных полномочий, которые ему предоставлены.

С должностной инструкцией менеджер офиса должен быть ознакомлен под роспись.

Образцы должностной инструкции офис-менеджера

Типовая инструкция

Скачать образец типовой инструкции офис-менеджера вы можете здесь: https://yadi.sk/i/X4VSiR8r3TgLuU

С функциями секретаря

Чтобы найти документ, подходящий для сотрудника с функциями секретаря, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/XwoOy8et3TgM8G

Офис-менеджера ООО

По следующей ссылке вы найдете должностную инструкцию работника ООО: https://yadi.sk/i/QfRSbHAn3TgMGq

В заключение хотелось бы отметить, что из-за некачественной работы офис-менеджера может встать работа всей организации, поэтому к составлению должностной инструкции данного сотрудника необходимо подходить с особой ответственностью, стараясь расписать весь его функционал максимально подробно.

Читайте также:  Отдел по защите прав потребителей: как найти и с чем можно обратиться? - юридические советы

Источник: http://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/ofis-menedzhera.html

Должностные обязанности офис-менеджера компании – образец инструкций

Любая крупная компания требует наличие специалиста, который способен обеспечить деятельность офиса. Таким работником является офис-менеджер. Кто это, какие обязанности ему поручены и какие права он имеет, рассмотрено далее.

Офис-менеджер (главный администратор офиса, референт, помощник управленца) – сотрудник компании, обеспечивающий бесперебойную деятельность и функционирование офиса. Данная профессия требует чрезвычайной организованности, сконцентрированности и ответственности.

Офис-менеджер находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия/фирмы/компании. Исходя из этого, принятие на работу и освобождение от нее осуществляется лишь согласно приказу генерального директора.

На эту должность назначается специалист, получивший, как минимум, полное среднее образование. Однако, более желаемым будет наличие высшего образование и опыта работы.

Офис-менеджер представляет собой связующий компонент во взаимодействии начальства с персоналом, работающим в офисе. По запросу руководства он подготавливает доклад о состоянии дел в офисе и внутреннем функционировании организации/компании/корпорации, и не только.

Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь»

Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и «Секретарь» как взаимозаменяемые. Однако, это не верно.

Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.

По сути, офис-менеджер является более высокой ступенью карьерной лестницы. Это обуславливает больший спектр обязанностей, более высокую заработную плату и повышенные требования к кандидатуре принимаемого на работу сотрудника.

В различных компаниях, корпорациях, крупных холдингах именно на офис-менеджера возлагается обязанность следить за работой секретарей и координировать ее.

В некоторых организациях, в которых не предусмотрена должность кадрового специалиста, офис-менеджер также занимается подбором персонала, размещением информации о старте конкурса на ту или иную должность, рассмотрением и изучением резюме будущего сотрудника и даже обучением новых кадров.

Место работы и средняя заработная плата офис-менеджера

Чем крупнее компания, тем шире и разнообразнее спектр офисных задач, с которыми приходится ежедневно сталкиваться работникам.

Поэтому никакие компании, корпорации, фирмы, предприятия, организации, холдинги не смогут обойтись без офис-менеджера, являющегося координатором всей офисной деятельности.

В связи с этим, офис-менеджер является очень востребованной и значимой профессией для успешного функционирования и оптимизации всех офисных процессов в офисе любом бизнес-объекте.

Очень крупные компании могут иметь в штате своих сотрудников не одного, а сразу нескольких офис-менеджеров, каждый из которых будет закреплен за соответствующим отделом или подразделением.

Несмотря на довольно высокий спрос, конкуренция на должность офис-менеджера также довольно высока. По России она составляет примерно 6 человек на одно место.

Заработная плата начинающего офис-менеджера составляет:

  • в Москве – 15-22 тыс. рублей;
  • в Санкт-Петербурге – 11-16 тыс. рублей;
  • в Екатеринбурге – 8-13 тыс. рублей;
  • в Новосибирске – 7-12 тыс. рублей.

Специалисты среднего уровня, уже получившие опыт работы и проявившие свои организаторские навыки, могут претендовать на заработную плату в Москве до 30 тыс. рублей, в городе на Неве – до 23 тыс. рублей, в Екатеринбурге – до 20 тыс. рублей, в Новосибирске – до 18 тыс. рублей.

Размер оплаты труда высококлассных профессионалов еще выше. Так, в Москве она может достигать 60 тыс. рублей, в Санкт-Петербурге – 45 тыс. рублей, в Екатеринбурге – 35 тыс. рублей, в Новосибирске – 30 тыс. рублей.

Личные качества, требуемые офис-менеджеру при трудоустройстве

У каждого руководителя свои требования к будущему сотруднику его компании. Однако, существует обобщенный список качеств, обладателям которых будет отдано бесспорное первоочередное предпочтение при трудоустройстве на должность офис-менеджера. Вот лишь небольшой их перечень:

  • усидчивость;
  • организованность;
  • дисциплинированность;
  • стрессоустойчивость;
  • высокоразвитая устная и письменная коммуникабельность;
  • ответственность;
  • сконцентрированность;
  • целеустремленность;
  • собранность;
  • исполнительность;
  • пунктуальность;
  • эрудированность;
  • разносторонность мышления;
  • креативность;
  • доброжелательность;
  • общительность;
  • лидерские задатки.

Необходимые профессиональные знания для работы офис-менеджером

Для профессионального выполнения своей работы офис-менеджер должен обладать следующими необходимыми знаниями:

  • Знать порядок заключения и расторжения договоров;
  • Владеть основами оформления офисной документации;
  • Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом;
  • Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
  • Обладать навыками скоростного набора текста;
  • Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
  • Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
  • Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
  • Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
  • Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники;
  • Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
  • Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
  • Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений

Должностные обязанности офис-менеджера

В непосредственные обязанности офис-менеджера входит:

  • Закупать все необходимые канцтовары, оборудование и все расходные материалы для нормального функционирования работы в офисе;
  • Контролировать исправность и работоспособность всей офисной техники, включая компьютеры, принтеры, факсы, другое офисное оборудование. При возникновении поломок вызывать мастера для устранения возникших неисправностей;
  • Систематически регистрировать поступающую в офис корреспонденцию, передавать ее в структурные подразделения для дальнейшей обработки и подготовки ответов;
  • Не реже двух раз в день проверять электронную почту офиса;
  • Подготавливать рабочее место руководителя перед началом трудового дня. Обеспечивать его всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями и исправной оргтехникой;
  • Сортировать и распределять документацию по соответствующим отделам;
  • Отслеживать и вести учет входящих звонков;
  • Организовывать прием посетителей, клиентов и партнеров. Соблюдать установленную в компании политику общения с посетителями, клиентами и партнерами;
  • Подготавливать совещания, собрания и деловые встречи. Обеспечивать всеми необходимыми раздаточными материалами и канцелярскими принадлежностями проведение переговоров, совещаний, встреч, презентаций и других мероприятий компании. Вести протокол проведения мероприятий, следить за документальным фиксированием хода переговоров, анализировать результаты проведенных встреч и совещаний;
  • Четко и своевременно исполнять приказы высшего руководства;
  • Соблюдать положения должностной инструкции;
  • Следить за отчетной документацией компании, заниматься подготовкой передачи документации в архив, следить за документооборотом офиса;
  • Разрабатывать материалы, необходимые для устранения проблем и решения текущих задач компании;
  • Подготавливать офис перед началом рабочего дня;
  • Контролировать основные показатели санитарных норм (освещение, вентиляция помещения, поддерживаемая в офисе температура);
  • Следить за работой секретарей, водителей, уборщиц, курьеров и всех членов персонала, находящихся в его непосредственном подчинении;
  • Прописывать смету и вести учет всех необходимых затрат для бесперебойной деятельности работников офиса, обеспечивать их канцелярией и расходными материалами;
  • Вести учет отработанных сотрудниками офиса часов с целью передачи этих данных в бухгалтерию для начисления им заработной платы;
  • , вести базу данных по нарушению сотрудниками трудовой дисциплины и установленного дресс-кода;
  • Вести деловую переписку с клиентами и партнерами компании с учетом всех норм делового протокола и этикета;
  • Помогать в устранении любого рода конфликтов, неприязней, проблем и противоречий, возникающих у сотрудников офиса;
  • Координировать окончание рабочего дня в офисе, следить за отключением всей офисной техники, системы освещения, кондиционеров;
  • Принимать документы, заявления и обращения для их последующего рассмотрения и подписания руководителем компании/предприятия/корпорации/холдинга/ организации;
  • Доводить до сведения руководителя всю важную полученную информацию;
  • Оформлять приказы высшего руководства и немедленно распространять их среди персонала для ознакомления.

Помимо всего прочего, офис-менеджер обязан следовать правилам внутреннего трудового распорядка своей компании, ее Уставу и нормативно-правовым актам. При исполнении своих полномочий офис-менеджеру необходимо придерживаться законодательства Российской Федерации, а также отечественного гражданского и трудового права.

Во время отсутствия офис-менеджера все его должностные обязанности возлагаются на другое уполномоченное лицо, заранее согласованное и утвержденное в приказе генерального директора.

Помимо обязанностей, офис-менеджер обладает также и правами, среди которых можно отметить:

  • Право первоочередного ознакомления с указами и директивами руководителя компании, касающимися непосредственно деятельности офис-менеджера или затрагивающими функционирование офиса и его сотрудников;
  • Право выдвигать свои инициативы по улучшению Право делать запросы в специализированные отделы компании/корпорации/организации для соответствующего качественного исполнения своих обязательств;
  • Право выдвигать требования в адрес высшего руководства компании об обеспечении надлежащими условиями труда;
  • Право требовать от директора компании четкого исполнения положений Трудового кодекса Российской Федерации.
Читайте также:  Считаю, что соцзащита незаконно отказала мне в присвоении звания ветерана труда. куда можно на них пожаловаться? - юридические советы

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность при следующих обстоятельствах:

  • Ненадлежащее исполнение своих обязательств, закрепленных трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативно-правовыми актами компании;
  • Игнорирование положений Конституции Российской Федерации, а также норм административного, гражданского и уголовного законодательства Российской Федерации;
  • Причинение материального вреда компании согласно действующему трудовому, гражданскому и административному законодательству Российской Федерации;
  • Несанкционированное использование материальных средств и имущества компании, противоречащее интересам хозяйствующего субъекта и его руководства;
  • Неправомерное использование личной информации и конфиденциальных сведений о сотрудниках и высшем руководстве компании, разглашение интересов и коммерческих тайн корпорации;
  • Грубое нарушение правил делового протокола и этикета;
  • Нарушение норм внутреннего трудового Устава и распорядка компании;
  • Нарушение правил пожарной безопасности;
  • Несоблюдение техники безопасности;
  • Предоставление ложной информации в угоду личной выгоде.

(22

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-ofis-menedzhera-kompanii.html

Должностная инструкция офис-менеджера: образец, пример, положения

Различные категории офис-менеджеров могут относиться к категории руководителей среднего звена, выполнять кадровые и управленческие функции, осуществлять управление определенным направлением деятельности компании.

Полный спектр обязанностей, которые входят в компетенцию менеджера, фиксируется в должностной инструкции. Этот документ кадрового делопроизводство оформляется непосредственно при трудоустройстве сотрудника в организацию.

Общие сведения о документе

Менеджеры являются основой управленческого аппарата любой компании, обеспечивают связь между руководством и рядовыми сотрудниками. Эта должность характеризуется универсальностью функций – менеджер может осуществлять обязанности секретаря, завхоза, кадровика, специалиста по приему посетителей и клиентов, руководителя структурных подразделений ООО и даже иногда бухгалтера.

Менеджер входит в управленческий штат, его рабочее место, как правило, находится непосредственно в центральном офисе предприятия. Соответственно, с работой в офисе будет связаны права, обязанности и полномочия, которые будут отражены в должностной инструкции.

Суть и цель

Цель составления должностной инструкции заключается в максимально подробном описании прав и обязанностей, которыми наделяется сотрудник на все время работы. При составлении инструкции учитываются следующие правила:

  • в содержание ДИ включается общий и индивидуальный блок пунктов – в первой части будут указаны положения, которые распространяются на всех сотрудников компании, тогда как вторая часть будет описывать специальные требования к должности;
  • должностная инструкция сохраняет свое действие на весь период работы – любые изменения в ДИ допускаются только по соглашению сторон, либо при смене должности или рабочего места;
  • даже для смежных должностей менеджеров положения инструкции могут отличаться – это зависит от условий трудового договора, перечня выполняемых полномочий и направления деятельности.

При оформлении на работу издается распорядительный приказ, после чего подписывается трудовой контракт. На основании этих документов будет разработана должностная инструкция офис-менеджера, а ее экземпляр будет храниться в личном деле.

Какими нормативными актами регулируется

На законодательном уровне не утверждены нормативные требования к должностной инструкции офис-менеджера. Поэтому подлежат применению общие и специальные нормы ТК РФ, а также локальные акты и положения.

Нередко на предприятии сразу утверждаются типовые бланки инструкций для всех категорий специалистов, однако при трудоустройстве конкретного сотрудника  ДИ должна быть индивидуализирована.

Виды

В зависимости от сферы деятельности предприятия и возложенных функций, могут оформляться инструкции для следующих категорий офис-менеджеров:

  • кадровые менеджеры – осуществляют полномочия по оформлению кадровой документации, ведению документооборота, прием и увольнение сотрудников, и т.д.;
  • менеджер по работе с клиентами – в обязанности входит прием звонков и входящих обращений от клиентов, урегулирование спорных вопросов, запись на прием к профильным специалистам;
  • менеджер по продажам — поиск контрагентов и реализация продукции, оформление договорной и сопроводительной документации, сопровождение переговоров;
  • менеджер по логистике – обеспечение транспортных нужд предприятия, доставка продукции до структурных подразделений, и т.д.;
  • менеджер по связям с общественностью – представляет интересы компании в СМИ, при публикации информационных статей и рекламных сообщений.

Нередко должность менеджера может включаться часть перечисленных функций, либо вовсе носить универсальный и комбинированный характер.

Кто составляет и где используется

Бланк должностной инструкции заполняет представитель работодателя — как правило, это входит в обязанности специалиста кадровой службы. После подписания трудового договора и составления инструкции, менеджер должен ознакомиться с ее содержанием под подпись. После оформления, по одному экземпляру инструкции передается работнику и работодателю.

Применение должностной инструкции связано со следующими обстоятельствами:

  • определение пределов компетенции менеджера при взаимодействии с подчиненными и руководством;
  • определение обязанностей, за исполнение которых будет отвечать офис-менеджер;
  • требования к режиму и дисциплине труда, в том числе по специальному графику;
  • основания для привлечения к дисциплинарной и материальной ответственности.

Если между сторонами возникнет трудовой спор с передачей дела в суд, должностная инструкция будет использоваться как доказательство.

Офис-менеджер и помощник директора — должностная инструкция для этих профессий рассмотрена в видео ниже:

Положения должностной инструкции офис-менеджера

В содержании ДИ офис-менеджера нужно указать следующие пункты:

  • дата и место составления документа;
  • сведения о работодателе и сотруднике;
  • требования к квалификации, опыту работы и навыкам гражданина, принимаемого на должность офис-менеджера;
  • описание рабочего места и основных трудовых функций;
  • порядок выплаты денежного вознаграждения;
  • условия и гарантии за работу вне места расположения основного офиса предприятия;
  • перечень прав и обязанностей менеджера, пределы его компетенции и полномочий;
  • режим рабочего времени, требования к дисциплине труда;
  • условия безопасности и охраны труда, которые гарантируются работодателем;
  • основания для привлечения к ответственности за неисполнение должностных обязанностей.

После оформления должностной инструкции с конкретным менеджером не должно возникать спорных вопросов относительно разграничения полномочий и обязанностей с другими специалистами.

В содержании инструкции не обязательно отражать правила внутреннего трудового распорядка, если офис-менеджер знакомился с ними под роспись при приеме на работу.

Среди профессиональных и деловых навыков, которые предъявляются к менеджеру, отмечается опыт работы, умение работать в основных программных продуктах на ПК, знание основ делопроизводства и кадров.

Специальных требований к образованию, как правило, не установлено, однако для отдельных направлений деятельности такой пункт может предусматриваться в ДИ (например, при работе офис-менеджером в финансовой организации).

Подчиняется офис-менеджер непосредственно руководителю предприятия. Условиями инструкции пожжет предусматриваться штат сотрудников, которые по роду деятельности подчиняются менеджеру. Как правило, это штат работников, связанный с обеспечением организационно-хозяйственных функций компании.

Пример ДИ ОФ-секретаря можно скачать здесь, а кадровика — тут.

Образец ДИ офис-менеджера-секретаря

Образец ДИ офис-менеджера-кадровика

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/dokument/dolzhnostnye-instruktsii/ofis-menedzhera.html

Должностная инструкция офис менеджера: разбираем типовой образец

Хотите разработать должностную инструкцию для офис-менеджера? Не уверены, какие права и обязанности туда включить? Узнайте, как правильно оформить этот документ в 2017 году.

Должностная инструкция — это главный организационный документ, который дает возможность работодателю разграничить права и обязанности между сотрудниками, а также наладить взаимосвязи отдельных должностей. Она определяет функции, права, обязанности и круг ответственности для работника, занимающего определенную должность.

Данный локальный нормативный акт позволяет:

  • увеличить скорость и повысить надежность выполнения задач;
  • распределить функциональные обязанности подчиненных;
  • устранить конфликты в коллективе;
  • определить функциональные связи сотрудника;
  • конкретизировать его права;
  • повысить ответственность персонала;
  • организовать равномерную загрузку;
  • сделать моральное и материальное стимулирование более эффективным;

Должностная инструкция офис-менеджера: где взять типовой образец

При разработке должностной инструкции офис менеджера поиск образца данного документа может вызвать ряд затруднений. Дело в том, что законодательство не содержит единых требований к  ее структуре и содержанию. Более того, работодатель не обязан составлять такие акты для всех категорий сотрудников.

Для составления должностной инструкции офис-менеджера можно воспользоваться квалификационным справочником должностей. Но и в этом случае работодатель имеет право уточнить требования с учетом специфики компании, особенностей труда и управления.

Читайте также:  Какова процедура оформления резидентного разрешения на парковку? - юридические советы

Допускается также уточнение и частичное изменение перечня работ, свойственных определенной должности в конкретных условиях. Работодатель сам определяет структуру и содержание нормативного акта, учитывая при этом требования трудового законодательства.

Справка

Таким образом, исходными данными для разработки документа можно считать:

  1. организационную структуру предприятия;
  2. классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
  3. положения о структурных подразделениях;
  4. классификатор функций управления;
  5. нормативы управленческого труда;
  6. результаты экспертных опросов служащих;

Полезная статья: Узнайте как правильно оформить должностную инструкцию секретаря

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, должностная инструкция относится к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

В процессе ее оформления необходимо учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

Получается, что образец должностной инструкции офис-менеджера — это общепринятая в делопроизводстве форма, содержание которой может варьироваться в зависимости от потребностей компании.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211111-doljnostnaya-instruktsiya-ofis-menedjera-17-m10

Должностная инструкция офис-менеджера: образец заполнения в 2018 году

Должностная инструкция офис-менеджера —  инструкция, устанавливающая обязанности, права и ответственность работника.

Офис-менеджер –  один из важнейших людей в офисе, так как обеспечивает взаимосвязь всех отделов между собой. В основном, такого работника вводят в главный штат офиса предприятия, в котором расположено в основном дирекция предприятия.

В данной статье предлагаем скачать примерный образец оформления должностной инструкции для офис-менеджера в 2018 году.

Главной задачей офис-менеджера — эффективное и целесообразное управление офисом. В офисах маленьких предприятий на него переходят обязанности по ведению кадрового персонала, т. е учет и оформления работников данного предприятия.

Также задачей данной должности является оформление первичных бухгалтерских документов, а также ведение переговоров с посетителями офиса.

Если говорить о торговых предприятий, то практикуется и обслуживание клиентов, распределение продаж.

От образованности и опыта такого человека зависит и будущее компании, нельзя сказать, что такое место занимает человек, который совсем не разбирается в финансовых и трудовых делах предприятия в целом.

Такому человеку перед тем, как занять такую важную и ответственную должность необходимо очень многому научиться и узнать, чтобы вполне справляться со своими прямыми трудовыми обязанностями, что очень важно на предприятии.

Когда перед дирекцией стоит вопрос по выбору человека на должность офис-менеджер,необходимо максимально полно проверить все навыки такого человека и желательно, чтобы проводился конкурс, исходя из результатов которого можно выбрать надежного и целеустремленного человека.

С первого взгляда офис-менеджер и администратор похожи между собой, но если рассудить, то различие заключается в том, что администратор не управляет офисным персоналом, а всего лишь выполняет работу по взаимодействию с офисным персоналом.

Принимая нового работника на должность офис-менеджера, с ним заключаются все необходимые документы, а также дается ему для ознакомления должностная инструкция. Как она должна быть составлена?

Должностная инструкция офис-менеджера 2018 (образец заполнения)

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Должностная инструкция офис-менеджера. Образец оформления

Бланк должностной инструкции для такой должности, как офис-менеджер, включает в себя много разных моментов, в частности:

  1. Человек занимающий эту должность, должен иметь специальную подготовку по направлению данному направлению, должно присутствовать высшее образование, опыт работы в в данной сфере не менее одного года;
  2. На данную должность может назначить директор организации, но и снять с должности может также директор;
  3. Офис-менеджер должен хорошо разбираться в офисной работе и знать порядок ведения деловой документации; основные правила построения организационной структуры определенного предприятия; правила расстановки персонала внутри офиса; порядок заключения договоров; основные экономические понятия; правила эксплуатации оргтехники; организацию труда на предприятии;  законодательство о труде и охране труда на предприятии; умение пользования компьютерными программами.
  4. В своей работе должен руководствоваться только действующим законодательством, должностной инструкцией, внутренними трудовыми актами.
  5. Офис-менеджер непосредственно подчиняется директору организации;
  6. Человек, занимающий эту должность должен следить за всем, что происходит в офисе, должен уметь разбираться в любой трудной ситуации, которая происходит на данном предприятии.

Офис- менеджер должен обладать психологическими навыками в общении с подчиненными, направлять их на правильное русло, строить отношения с коллективом на доверительной основе, потому что это улучшает качество работы. Составлять должностную инструкцию для такого работника очень важно, это более понятно раскрывает всю картину полномочий и должностных обязанностей, что со временем точно пригодится в процессе рабочего цикла.

Скачать должностную инструкцию офис-менеджера. Образец заполнения

Скачать должностная инструкция офис-менеджера. Образец в формате WordОцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://online-buhuchet.ru/dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera-2/

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция регламентирует обязанности и полномочия сотрудника. Этот документ разрабатывается для подчиненных руководителем отдела или предприятия. Каждая профессия имеет отдельный регламент, поэтому для офис-менеджера предусмотрено соответствующее должности содержание.

Образец типовой должностной инструкции офис-менеджера

Данный документ описывает и распределяет все функции отдела и нагрузку для его сотрудников. Каждое предприятие имеет право самостоятельно определять ведение должности и соответствующих обязанностей. Представленная в этом документе информация используется в управлении персоналом и организации производственного процесса.

Образец должностной инструкции для офис-менеджера содержит следующие разделы:

  • Общие принципы.
  • Обязанности по должности офис-менеджера.
  • Права сотрудника.
  • Ответственность.

Общие положения

В этом разделе специалист определяет информацию о специфике должности, ее классификации и требованиях к кандидатам, желающим выполнять работу.

В данном пункте можно определить, на что соответствующий работник должен ссылаться в деятельности, например, на законодательные акты, устав конкретного предприятия, наказы руководства и др. В первом абзаце следует определить, к какой категории сотрудников относится офис-менеджер.

В общих положениях потребуется утверждать, кто может принять соискателя и уволить его. Как правило, полномочия по увольнению и приему имеет только генеральный директор.

Далее необходимо указать, какие работники находятся в подчинении данного работника. Часто в распоряжении специалиста оказывается курьер или уборщик.

В общих положениях требуется указать, кто принимает обязанности при отсутствии работника, например, специалист по продажам или кадровый работник.

По требованиям, при приеме на работу в качестве офис-менеджера, работник должен продемонстрировать соответствующий уровень образования, трудового опыта, знания офисной техники, иностранных языков и принципов делопроизводства.

Должностные обязанности

В этом разделе описаны мероприятия, которые должны проводиться сотрудником, а также, перечислены обязанности.

Офис-менеджер имеет следующие должностные обязанности:

  • Работа с телефонными звонками и сбором информации.
  • Выполнения поручений по сканированию и печати документации, подготовке запросов и писем, ведению базы данных и организации служебных материалов.
  • Подготовка совещаний и заседаний.
  • Подготовка командировок сотрудников.
  • Обеспечение канцелярскими товарами и наблюдение за работой оборудования из офиса.
  • Контроль подчиненных сотрудников, например, составление маршрутов для курьера.

Права

В их спектр входит право получения информации, которая необходима для организации труда, даже если это потребует получения данных о том, какая прибыль или налог есть у предприятия, и других фактов.

В пределах полномочий специалист может контролировать управленческие документы и выдвигать собственные предложения по улучшению делопроизводства и своей эффективности.

Также, должностная инструкция разрешает самостоятельно принимать решения, которые находятся в компетенции сотрудника, и согласовывать с директором идеи по поощрению или наказанию подчиненных работников.

Ответственность

Согласно должностной инструкции, офис-менеджер несет ответственность за неправильное выполнение своей работы или вовсе невыполнение обязанностей. Наказывается несоблюдение существующих требований по хранению тайны или коммерческой информации. Он напрямую несет ответственность за нарушение внутреннего распорядка и других правил предприятия.

Условия работы

Совокупность всех информационных блоков формирует условия работы. Специалист обязан организовывать не только свою работу, но и организовать работу и приемлемые условия труда для своего отдела.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(10

Источник: https://russiansu.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera.html

Ссылка на основную публикацию