Должностная инструкция делопроизводителя в доу 2017-2018 — юридические советы

Должностные обязанности делопроизводителя в детском саду

Должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ 2017-2018 - юридические советы

Делопроизводитель детского сада — служащий, заведующий канцелярскими делами, делопроизводством в учреждении. На ставку делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее специальное или высшее экономическое образование и стаж работы от 1 года на аналогичных должностях по делопроизводству.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель в детском саду свои обязанности выполняет строго по должностной инструкции. В зависимости от устава учреждения они могут быть дополнены или сокращены.

  1. Главная и приоритетная функция — ведение документооборота (упорядоченное перемещение внутренней входящей и исходящей документации в процессе работы с ними должностных лиц), контроль исполнения, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета), создание номенклатуры дел.
  2. Делопроизводитель работает в тесном контакте с заведующим ДОУ и его заместителями, педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений и вышестоящими инстанциями, например департаментом образования города.
  3. Организовывает подготовку необходимых актов для руководства, отвечает за качество их подготовки, правильности составления и оформления. Согласует и оформляет документы, которые рождаются в процессе деятельности детского садика;
  4. Подготавливает и отправляет служебную отчетную документацию, справки и заявления для вышестоящих учреждений и администраций.
  5. Составляет и печатает приказы по основной деятельности и иные приказы детского сада. Ознакомляет сотрудников с их содержанием в день издания, берет подпись.
  6. Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, в т. ч и по электронной почте, передает ее в соответствии с указаниями заведующего ДОУ в структурные подразделения или исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
  7. Выдает по запросу справки по зарегистрированным документам и регистрирует их в системе документооборота.
  8. Ведет работу по оформлению, хранению и трудовых договоров, трудовых книжек и личных карточек всех сотрудников детского сада.
  9. Ведет необходимую документацию воинского учета и сдает по данному направлению своевременную отчетность в военкомат.
  10. Участвует в качестве секретаря заведующего детского учреждения на собраниях, где ведет запись происходящего и оповещение всех его участников. Контролирует их своевременное прибытие.
  11. Производит архивное делопроизводство: хранение, учет, систематизацию, регистрацию и контроль выдачи всей документации детского сада под подпись. Несет обязанности по ее полной сохранности.
  12. Занимается учетом табельного времени других работников, в который входит обязанности делопроизводителя по контролю за соблюдением рабочего графика других сотрудников. Сдача к положенному сроку табеля учета рабочего времени для начисления в бухгалтерии детского садика заработной платы (зарплата включает себя оклад и премии). И своевременное оповещение об изменениях в кадровом расписании, графике работы детского сада.
  13. В пределах своей компетенции участвует в разработке программы развития делопроизводства и электронного документооборота. Вносит свои предложения по совершенствованию.
  14. С помощью программистов выполняет работу по обработке и систематизации информации, проводит необходимые технических расчеты, разрабатывает несложные проекты и простые схемы, обеспечивает их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативным актам.
  15. Оформляет личные дела воспитанников ДОУ, заполняет алфавитную книгу воспитанников образовательного учреждения, обрабатывает и регистрирует сдачу личных дел в архив.
  16. В десятках детских садов делопроизводитель выполняет еще одну функцию — прием родителей (законных представителей) каждый вторник в рабочие часы с 16:00 до 18:00.
  17. Оформляет договоры, дополнительные соглашения с родителями (законными представителями) и своевременно ознакомляет с ними родителей (законных представителей) воспитанников детского сада.
  18. Должностная обязанность делопроизводителя ДОУ включает в себя один важный момент — строгую конфиденциальность персональных данных работников сада и воспитанников. Не допускает распространения информации без официального согласия.
  19. Проходит плановое профессиональное обучение или переобучение, повышает квалификацию, если этого требует должностные обязанности.
  20. Участвует в организационных и общественных мероприятиях коллектива.
  21. Строго соблюдает должностную инструкцию и регулярно проходит медицинские осмотры.
  22. Обеспечивает выполнение «Инструкции по охране жизни и здоровья детей». Соблюдает нормы и правила по охране труда, санитарно-гигиенические требования, технику безопасности, противопожарную защиту, электробезопасность и антитеррору.

Вывод

Работа любого дошкольного учреждения связана с большим потоком различного рода документов. Классифицировать ее и превращать в бесперебойный механизм документооборота должен непосредственно делопроизводитель.

Качество управления таким учреждением прямо пропорционально уровню организации делопроизводства. Поэтому администрация любого детского учреждения должна с ответственностью подойти к выбору кандидата на должность делопроизводителя.

      

Источник: http://zakonirabota.ru/dolzhnostnye-instruktsii/chto-dolzhen-delat-deloproizvoditel-v-detskom-sadu.html

Обязанности делопроизводителя в ДОУ???

Обязанности делопроизводителя в ДОУ???

  1. В детском саду обязательно должна быть должностная инструкция делопроизводителя. Обязательно ознакомьтесь прежде, чем оформляться. И у заведующей четко спросите о ваших функциональных обязанностях. Обычно это — ведение и сдача табеля учета рабочего времени, входящая и исходящая документация.
  2. Если заведующая не справляется с делопроизводством сама, то это…. е лень.
  3. вообще, там заведущая в основном ведет делопроизводство
  4. Профессиональные навыки

    Ведение делопроизводства; составление должностных инструкций; оформление больничных листов; оформление трудовых договоров; составление и контроль графика отпусков; табельный учет рабочего времени сотрудников; выдача заверенных копий документов справок. ведение базы данных по персоналу . Знание основ Трудового Кодекса России .

    Управление документацией создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

    Это направление включает в себя: функцию документооборота (упорядоченное перемещение внутренних входящих и исходящих документов в процессе работы с ними должностных лиц) , контроль исполнения документов, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета документов) , создание номенклатуры дел, архивное хранение документов.

Деятельность любого учреждения сопровождается составлением всех видов документов. Именно поэтому организационно-распорядительные документы (ОРД) являются лицом учреждения, по которому формируют мнение о деловых качествах его руководителя и сотрудников. Правильное оформление ОРД является базовым процессом в реализации всех управленческих решений.

При всем многообразии документов выделяют следующие виды:

* организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.) ; * распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.

) ; * информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.

) ; * документы по личному составу ; * предложения, заявления, жалобы граждан ; * финансово-бухгалтерские документы ; * технико-технологические документы ;

* контрольно-ревизионные документы .

Следует отметить, что организация делопроизводства в ДОУ имеет свою специфику, которая определяется:

* Отсутствием службы документационного обеспечения; * Незначительным объемом документооборота; * Слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников. * Отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении.

* Отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

Все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на две большие группы:

1 группа

Организующие деятельность дошкольного образовательного учреждения

2 группа

Управляющие деятельностью дошкольного образовательного учреждения

1-я Определяют специфику ДОУ

2-я Регламентируют управленческую деятельность
Схема работы с внутренними документами примерно та же, что и с исходящими. Только после подписания документа руководителем, делопроизводитель регистрирует его в Журнале регистрации внутренней документации, в котором выделяются подразделы:

* приказы по основной деятельности; * приказы по личному составу; * организационные документы; * распорядительные документы;

* информационно-справочные документы.

Во всех организационно-распорядительных документах делопроизводитель собирает подписи ознакомления с их содержанием.

После исполнения документ передается руководителю или исполнителю, которые делают отметку об исполнении и помещают его в дело.

Контроль исполнения документов

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет руководитель детского сада. Делопроизводитель отслеживает только сроки исполнения, т. е. осуществляет формализованный контроль.

Руководитель после ознакомления или подписания документа может поставить его на контроль, заполнив для этого контрольную карточку .

  • Я работаю делопроизводителем в детсаду.. веду табель учета рабочего времени, оформляю документы по приму, увольнению. переводу сотрудников (трудовой договор, трудовые книжки, личные карточки), оформление приказов по основной деятельности, по личному составу и контингенту.. составляю отчеты в пенсионный фонд, в соцзащиту..
  • Источник: http://info-4all.ru/semya-i-dom/vospitanie-detej/detskie-sadi/obyazannosti-deloproizvoditelya-v-dou/

    Должностная инструкция делопроизводителя в 2018 году

    Должностная инструкция делопроизводителя – локальный документ, действующий внутри одного предприятия. В нем должны быть указаны все обязанности и права, которые касаются трудовой деятельности работника на этой должности.

    Если на должность претендует специалист по делопроизводству, должностная инструкция должна содержать четкую и подробную информацию о том, что придется делать сотруднику на его рабочем месте.

    Какими должны быть обязанности делопроизводителя и как нужно составить должностную инструкцию, чтобы не нарушить законодательные нормы?

    Должностная инструкция делопроизводителя – важный документ, касающийся трудовой деятельности специалиста.

    Оттуда он узнает обязанности, которые должен выполнять на своем рабочем месте и, что важно, ответственность, которая наступит для него, если будут нарушены пункты должностной инструкции.

    И стоит отметить, что работодатель не имеет права наказывать сотрудника за то, что он не выполнил работу, которая не была указана в должностной инструкции.

    Чаще всего ответственным за нарушение должностной инструкции будет признан именно работодатель.

    Всё дело в том, что большинство проблем, возникающих с этим локальным документом, возникают из-за туманных формулировок или неточного описания. Именно те пункты, за которые работодатель несет полную ответственность.

    Так что больше всего внимания стоит уделять именно тому, насколько подробно и точно составлена должностная инструкция.

    Читайте также:  Как сняться с учета в наркологическом диспансере? - юридические советы

    Также стоит отметить, что должностная инструкция может стать инструментом в руках сотрудника. Если она будет составлена некорректно или неточно, то, в случае, если работнику покажется, что его права нарушены, он может обратиться в суд, используя этот локальный документ как доказательство.

    Необходимо заметить, что каждая должностная инструкция делопроизводителя, в ДОУ, секретаря или где-то ещё, будет отличаться. Они должны составляться в соответствии с теми специфическими моментами, которые присущи только этому предприятию. Так что, если организации нужна должностная инструкция делопроизводителя, образец можно взять из типовых документов.

    После того, как определен пример документа, руководитель должен отдать его на доработку специалисту из отдела кадров. Он лучше разбирается в насущных проблемах корпорации и в том, какая специфика у местного производства.

    При этом большинство предприятий предпочитают создать должностную инструкцию с нуля. Дело в том, что четких законодательных норм, которые контролируют форму подобного документа, нет.

    Так что, по факту, работодатель может написать её таким образом, каким ему будет удобнее.

    Единственное, что контролирует государство – содержание должностной инструкции. Например, в Письме Роструда от 30.11.

    2009 №3520-6-1 говорится о том, что работодатель не имеет права включать в текст должностной инструкции дополнительные причины, которые могут стать поводом для увольнения сотрудника.

    Весь перечень причин, которые являются юридическим основанием для такого шага, установлен в законодательстве и включение в текст локального документа дополнительных условий будет противоречить законам.

    Но при этом, учитывая то особое внимание, которое нужно уделить созданию и разработке должностной инструкции, работодатель должен тщательно перечитать документ, составленный кадровиками, и только после этого утвердить его. В ином случае могут быть пропущены какие-нибудь важные ошибки, которые приведут к серьезным последствиям.

    Образец должностной инструкции делопроизводителя

    Для того чтобы лучше разобраться в том, как должна выглядеть должностная инструкция, стоит ознакомиться с образцом. Это стандартный документ, который берут за основу большинство предприятий, дополняя его текст собственной спецификой.

    Порядок составления должностной инструкции делопроизводителя

    Первым пунктом, который должен содержаться в документе, являются общие положения. Здесь необходимо оказать общую информацию, касающуюся профессии. Например:

    • К какой категории персонала относится делопроизводитель, работающий на этом предприятии. В большинстве случаев это технический исполнитель, но в некоторых организациях этот пункт может отличаться.
    • Каким образом делопроизводитель назначается на должность. Сюда же нужно написать, какой порядок нужно соблюсти, чтобы снять человека с места работы.
    • В этом пункте описывают вопросы подчинения. Кому именно подчиняется делопроизводитель, кто является его прямым начальником.
    • Кто займет должность делопроизводителя, пока его временно нет на рабочем месте. Кто будет замещать человека, пока тот в отпуске по болезни, например.
    • В этом пункте руководитель должен указать требования, которые выдвигаются к квалификации сотрудника, претендующего на должность. Здесь нужно написать, какими профессиональными и личными качествами должен обладать человек, чтобы начать работать делопроизводителем на предприятии.
    • Чем должен руководствоваться делопроизводитель в своей работе. Обычно здесь указываются нормативные документы или законодательные акты, которые напрямую касаются рабочей деятельности сотрудника.

    Второй пункт должностной инструкции – трудовые обязанности делопроизводителя. Что входит в список его обязанностей, которые человек должен делать регулярно. Стандартный список должностных обязанностей делопроизводителя выглядит следующим образом:

    • Делопроизводитель должен принимать всю корреспонденцию, направленную в организацию, внутреннюю или внешнюю. Также он должен её зарегистрировать и отправить в то структурное подразделение, куда она предназначается.
    • В соответствии с указом руководителя предприятия, должен создать специальный банк данных. Если от начальника организации поступили соответствующие распоряжения, то он обязан передать документы на исполнение и завести на них специальные регистрационные карточки.
    • В его обязанности входит ведение картотеки, где будет собран учет по прохождению материалов документального характера. Они должны контролировать то, как выполняются бумаги, отправленные на исполнение. Если возникает необходимость, то делопроизводитель выдает справки по тем документам, которые были получены и прошли процесс регистрации.
    • Сотрудник должен вести процесс учета корреспонденции, которая поступила в организацию. Он обязан регистрировать документацию, отправленную из компании и вносить её в учетные документы. Текущий архив должен быть систематизирован силами делопроизводителя.
    • Делопроизводитель должен провести систематизацию полученных документов, обеспечив достаточно быстрый и простой поиск нужных бумаг по архиву.
    • Делопроизводитель обязан подготавливать и сдавать архивные документы о тех документальных материалах, которые были завершены и закрыты. Регистрационная картотека и описи получаемых дел, хранящихся в компьютерных банках данных, подпадают под ответственность делопроизводителя.
    • Принимает бумаги, которые нужно потом отдать на подпись его прямым начальникам. Также он должен проверить, чтобы эти документы были составлены правильно и оформлены без ошибок. С примерами бумаг, которые сотруднику придется проверять, лучше всего знакомить сотрудника непосредственно на рабочем месте.
    • Вся служебная документация, которая проходит через делопроизводителя, должна быть в сохранности. Он ответственен за целостность полученных документов.
    • Если у непосредственного начальника делопроизводителя появляются отдельные поручения, то сотрудник должен их выполнить.

    Следующий обязательный пункт должностной инструкции – права работника. То, на что он имеет право во время рабочего процесса. В основном этот пункт касается особых условий работы и проектов, в которых работник может участвовать:

    • Делопроизводитель имеет право ознакомиться с решениями, которые приняло руководство. Это касается проектов и будущих изменений, касающихся деятельности сотрудника.
    • Делопроизводитель может участвовать в улучшении качества рабочей деятельности. Предлагать способы и методы увеличения эффективности производства на предприятии, если они связаны с теми обязанностями, которые обусловлены в должностной инструкции.
    • Делопроизводитель имеет право запрашивать информацию, которая касается его прямой деятельности. Он может запрашивать дополнительные сведения у своего прямого руководителя или руководителей других структурных подразделений, и даже специалистов, работающих в организации. Он может это делать самостоятельно или через доверенных поручителей.
    • Если этого требует ситуация, то делопроизводитель может требовать от своего прямого руководства содействия в том, что касается исполнения должностных обязанностей и соблюдения прав.

    Последним пунктом, который необходимо указывать в должностной инструкции – ответственность:

    • Делопроизводитель должен понести ответственность, если его должностные обязанности будут выполнены халатно или несвоевременно. Если, конечно, это случилось по вине специалиста, а не третьего лица.
    • Если делопроизводитель не соблюдает инструкции и приказы, распространенные на предприятии. Также во многих организациях добавляют пункт, что специалист понесет ответственность за то, что не соблюдал правила коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
    • Делопроизводитель понесет ответственность, если не будет соблюдать рабочий график, установленный на предприятии. То же самое касается и правил, норм пожарной безопасности или охраны труда.

    Как можно увидеть из всего, что написано выше – должностная инструкция должна касаться всех частей трудовой деятельности специалиста. Чем подробнее она будет написана, тем меньше будет шансов, что сотрудник поймет что-то неправильно и нарушит какой-нибудь из пунктов.

    Как составить должностную инструкцию делопроизводителя

    Должностная инструкция должна присутствовать на каждом предприятии и в каждой организации. Она является основным источником информации для сотрудника о его будущем месте работы.

    И стоит отметить, что наличие должностной инструкции фиксируется в действующем законодательстве.

    За то, что на предприятии нет нужных локальных документов, на работодателя будет наложен штраф в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

    Также каждый работник должен быть ознакомлен с текстом должностной инструкции. Свидетельством этого будет служить его подпись, которую сотрудник поставит при оформлении трудового договора. А если подписи не будет, то в случае нарушения у работодателя не будет возможности наказать своего сотрудника. Ведь он не был ознакомлен со своими должностными инструкциями.

    В большинстве случаев разработкой и составлением должностных инструкций занимаются специалисты из кадрового отдела. Руководитель занимается только контролем и окончательным утверждением. Когда он решает, что должностная инструкция готова и соответствует выдвигаемым требованиям, то он фиксирует это своей подписью и издает приказ по предприятию.

    Также стоит отметить, что большинство предприятий, которые занялись разработкой собственных локальных документов, берут за основу один из существующих образцов. Но нельзя забывать, что в образцы нужно добавлять подробности и дополнительную информацию. Ту, что будет отражать специфику работы на производстве и поможет сотруднику верно выполнять свои функции.

    (20

    Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnaya-instruktsiya-deloproizvoditelya.html

    Что должна содержать должностная инструкция делопроизводителя: примеры и образцы документов

    Важнейшим условием официального трудоустройства любого россиянина является изучение и подписание должностной инструкции – важнейшего документа, отражающего функциональные обязанности сотрудника.

    В этой статье вы узнаете, что собой представляет должностная инструкция делопроизводителя, а также найдете готовые варианты данного документа.

    Как составить: общие положения

    В «Общих положениях» — первом разделе должностной инструкции делопроизводителя – работодатели указывают:

    • к какой категории работников сотрудник относится (категория технических исполнителей);
    • каким образованием он должен обладать (начальным профессиональным или средним общим и специальной профильной подготовкой по установленной программе);
    • каким опытом он должен обладать (как правило, без предъявления требований к стажу).
    Читайте также:  Минфин не разрешил профсоюзам применять пониженные ставки взносов - юридические советы

    Также указывается, знаниями каких документом делопроизводитель должен обладать. Как правило, речь идет о(б):

    • нормативных правовых актах, положениях, инструкциях и других материалов по ведению делопроизводства;
    • основных положениях Единой госсистемы делопроизводства;
    • структуры предприятия и его подразделений;
    • стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
    • порядка контроля за прохождением служебных материалов и документов;
    • основ организации труда;
    • правил эксплуатации вычислительной техники;
    • основ трудового законодательства;
    • норм и правил охраны труда, трудового распорядка компании, противопожарной защиты, техники безопасности и производственной санитарии.

    Следующим пунктом прописывается, чем в своей работе делопроизводитель должен руководствоваться:

    • действующим законодательством РФ;
    • Уставом организации;
    • должностной инструкцией;
    • приказами и распоряжениями непосредственного руководства;
    • Правилами трудового распорядка компании.

    Крайне важно указать, кому делопроизводитель подчиняется (директору компании, начальнику отдела, заведующему канцелярией), а также кто выполняет его непосредственные обязанности в момент отсутствия на работе (должностное лицо, назначенное руководителем компании в установленном порядке).

    Должностные обязанности: на что имеет право делопроизводитель и его ответственность

    Вторым важнейшим разделом инструкции являются «Должностные обязанности», регламентирующие трудовые функции сотрудника.

    Как правило, от делопроизводителя требуется:

    • прием и регистрация корреспонденции, ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения;
    • передача документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформление регистрационных карточек;
    • ведение картотеки учета прохождения документации, осуществление контроля за ее исполнением, выдача необходимых справок;
    • ведение учета отправляемой и получаемой корреспонденции;
    • отправка исполненной документации соответствующим адресатам;
    • систематизация и хранение документов текущего архива;
    • ведение работы по созданию справочного аппарата, обеспечение удобного и быстрого поиска документации;
    • подготовка и сдача в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, составление описи дел, переданных в архив;
    • обеспечение сохранности проходящих служебных документов;
    • соблюдение принципов внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов предприятия;
    • соблюдение внутренних правил и норм охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты и техники безопасности;
    • обеспечение порядка на собственном рабочем месте;
    • выполнение распоряжений непосредственного руководства (в рамках, определенных трудовым договором).

    В разделе «Права» рекомендуется внести следующие пункты:

    • внесение на рассмотрение руководства предложений по совершенствованию работы, а также о привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности сотрудников, нарушивших установленную дисциплину;
    • ознакомление с документами, определяющими права и обязанности сотрудника, а также критерии оценки качества исполнения им трудовых обязанностей;
    • другие права, установленный действующим законодательством о труде.

    Раздел «Ответственность» в большинстве случаев является стандартным и выглядит следующим образом:

    • за неисполнение/ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией (в рамках трудового законодательства РФ);
    • за правонарушения, совершенные во время работы (в пределах, установленным действующим гражданским, административным и трудовым законодательством РФ);
    • за причинение материального вреда/ущерба организации (в рамках действующего законодательства РФ).

    Образцы должностной инструкции делопроизводителя

    У делопроизводителей, трудящихся в определенных организациях, специфика работы может несколько отличаться от стандартной. Поэтому для наглядности мы ниже разместили несколько готовых вариантов инструкций.

    Типовая инструкция (по профстандарту)

    Скачать бланк типовой инструкции делопроизводителя в организации предлагаем здесь: https://yadi.sk/i/P3Q7t8c83TSrwg

    В школе

    В школе действуют документы следующего образца: https://yadi.sk/i/seMCb3Av3TSrxh

    В доу (в соответствии с фгос)

    Пример должностной инструкции делопроизводителя в дошкольном образовательном учреждении (детском саду): https://yadi.sk/i/Ng_jMFbR3TSs4W

    Бюджетного учреждения

    Найти документ, подходящий для сотрудника бюджетного учреждения, можно по следующей ссылке: https://yadi.sk/i/U7gPkYUn3TSsUv

    Делопроизводителя-кадровика

    Для специалиста по кадровому делопроизводству мы разместили инструкцию по адресу: https://yadi.sk/d/PIH1l3Lm3TSspU

    Секретаря-делопроизводителя

    Чтобы скачать документ для секретаря-делопроизводителя, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/I1SWqBtZ3TSsxJ

    Инспектора-делопроизводителя

    Скачать бланк инструкции для инспектора-делопроизводителя предлагаем по ссылке: https://yadi.sk/i/oBEINIrd3TStAy

    В заключение хотелось бы посоветовать провести тщательный анализ должностной инструкции перед ее утверждением – и тогда итоговый результат работы специалиста будет полностью соответствовать ожиданиям работодателя. В противном случае любое несоответствие может быть оспорено в судебном порядке.

    Источник: http://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/deloproizvoditelya.html

    Должностная инструкция делопроизводителя – образец 2018

    Young businesswoman working at desk

    Кадровик -это категория специалистов, которая включает в себя техническую сторону исполнительной должности (например, им рассчитывается резерв отпусков на предприятии). Что касаемо данной вакансии, то освобождаться от основных обязанностей и назначать дополнительные обязанности вправе только директор предприятия (ну или кто-то вроде заведующего хозяйством, иногда).

    В случае отсутствия на предприятии такой должности, как генеральный директор, категория специалистов (даже если это младшие воспитатели детсада со своей инструкцией) подчиняется заведующему канцелярией или руководителю отдела.

    Должностная инструкция делопроизводителя ДОУ в соответствии с ФГОС

    Руководство к действию содержит не только обязанности, но и общие положения согласно Трудовому Кодексу РФ:

    1. Проведение основных и дополнительных развлекательных мероприятий в дошкольном учреждении, согласно утвержденному плану ФГОС, в соответствии с ДОУ.
    2. Ведение основной технической документации, которая подлежит непосредственной проверке руководителя дошкольного образовательного учреждения, детского сада, ДОУ.
    3. Соблюдение внутреннего распорядка между сотрудниками образовательной организации по ФГОС.
    4. Ведение кадрового учета ФГОС в соответствии с ДОУ.
    5. Контроль за прохождением осмотра в медицинских учреждениях сотрудников, а также предоставление книжки в установленный срок.
    6. Ведение документации, в рамках установленной компетенции.

    Кстати, с обязанностями секретаря-референта можно ознакомиться в этом материале.

    Должностная инструкция делопроизводителя в образовательном учреждении

    Руководство к действию делопроизводителя в школе или в любом образовательном учреждении, по ФГОС, содержит основные обязательства должности по документу, который доступен для скачивания здесь :

    Обязанности:

    1. Разработка и проведение основных мероприятий, среди сотрудников образовательного учреждения.
    2. Обеспечение канцелярией руководителя предприятия или детского сада.
    3. Осуществляет прием прессы, которую заказывает руководитель.
    4. Осуществляет прием заявлений от родителей и сотрудников образовательного учреждения.

    Кстати, о том, как выглядит должностная инструкция архивариуса, написано в этой статье.

    Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

    На секретаре кадровике лежит основная функция контроля за документацией, необходимой руководителю общеобразовательного учреждения:

    1. Проведение и осуществления внутреннего распорядка в организации.
    2. Устранение конфликтов между сотрудниками компании.
    3. Осуществляет проведение мероприятий в компании.
    4. Прием посетителей согласно утвержденному руководителем графику.
    5. Контроль за работой кадровиков в компании в соответствии с ДОУ.

    Должностная инструкция делопроизводителя кадровика

    Права и обязанности:

    1. Контроль за приходящей и уходящей документацией, согласно графику, утвержденному руководителем по ФГОС детского сада.
    2. Осуществление систематизации документации и хранение ее, согласно установленным правилам, в соответствии с ДОУ.
    3. Контроль за поступлением канцелярии и прессы, необходимой директору, в соответствии с ДОУ.

    Пример для скачивания находится здесь:

    Должностная инструкция делопроизводителя бюджетного учреждения

    Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии, содержит всю необходимую информацию, согласно установленному порядку. В бюджетной организации, обязанности секретаря несколько разнятся.

    Кстати, здесь имеется еще и должностная инструкция инспектора по кадрам.

    Среди них:

    1. Обеспечение нормативной базы на предприятии.
    2. Принимает и подготавливает документацию на подпись директора предприятия.
    3. Организация телефонных переговоров для дирекции компании.
    4. Ведение картотеки документов.
    5. Выполнение личных поручений директора.

    Должностная инструкция делопроизводителя администрации района

    Категория специалистов, которая администрирует район, по ФГОС, обязуется:

    1. Организовывать командировочный отпуск для работодателя, в соответствии с ДОУ.
    2. Организация приема посетителей детского сада, согласно утвержденному графику, самим работодателем по ФГОС.
    3. Подготавливает и организует мероприятия в компании.
    4. Контролирует содержание рабочего места работодателя в порядке и чистоте.

    Должностная инструкция руководителя делопроизводителя

    Основные пункты данного документа могут быть расширены и дополнены, согласно пожеланиям самого руководителя компании, по ФГОС, в соответствии с ДОУ.

    Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

    Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

    • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
    • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
    • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

    Источник: https://www.samso.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-deloproizvoditelya-obrazec.html

    Организация делопроизводства в ДОУ

    Муниципальное казённое дошкольное образовательное учреждение

    детский сад № 7 комбинированного вида г.Россоши

    Сообщение на тему:

    «Делопроизводство с учётом ФГОС»

    Подготовили:

    воспитатель В-КК Катунина Г.В.

    воспитатель В-КК Уварова Т.В.

    г. Россошь

    2017 год

    Делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

    Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении — это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации.

    Государственная система документационного обеспечения управления, устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами, а также государственные стандарты на документацию и работу с документами.

    Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации «Об образовании», Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ», Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений и др.

    Раскроем более полно ведение делопроизводства в ДОУ.

    В управленческой деятельности учреждения можно выделить следующие виды документов:

    • информационно-справочные документы информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению;

    • организационные документы — документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников;

    • распорядительные документы – документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению;

    • документы по личному составу (личные дела).

    Читайте также:  Пока не представлено уведомление о прекращении торговой деятельности, нужно платить торговый сбор - юридические советы

    Ответственность за хранение документов руководитель ДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, Заместителя заведующего по хозяйственной части).

    Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:

    — левое – 20 мм

    — правое – 10 мм

    — верхнее – 15мм

    — нижнее – 20мм

    Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ДОУ.

    • Стандартно заявление пишется на бумаге формата А4 белого цвета, синей (черной) пастой или набирается в печатном виде;

    • Заполнение начинается с «шапки». В правом верхнем углу вписываются данные сторон. Сначала в дательном падеже (кому) вписывается должность ответственного руководителя, его ФИО и название организации, именно в такой последовательности.

      Если конкретное лицо неизвестно, то вписывается только название. Ниже указываются ваши данные в родительном падеже (от кого), должность (если имеет значение) ФИО, почтовый адрес проживания, контактный телефон (при необходимости). Иногда могут потребоваться и паспортные данные в шапке.

      Каждая строка должна иметь одинаковый отступ друг от друга;

    • Посередине строки пишется слово «заявление». И здесь есть несколько способов написания:

    1. «Заявление», где первая буква заглавная, в конце слова точка не ставится;

    2. «ЗАЯВЛЕНИЕ», все буквы в слове заглавные. Такой вариант используется при печатной форме, в конце точка не ставится;

    • «заявление», все буквы строчные, а в конце ставится точка.

    • Далее излагаются требования или просьбы с новой строки. Подробно опишите суть обращения в зависимости от ситуации;

    • В конце ставится подпись и дата написания заявления.

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

    Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

    Докладная записка может быть составлена с помощью компьютера или рукописным способом.

    Она должна иметь заголовок к тесту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию Докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными фактами.

    Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем.

    Внешние докладные, направляемые в вышестоящие органы должны быть подписаны руководителем.

    Датой докладной записки считается дата ее подписания.

      1. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКАсоставляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

    Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.

    ПРОТОКОЛ — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

    Протокол ведётся во время заседания секретарём, который конспектирует или записывает выступления участников заседания.

    Оформление протокола имеет ряд особенностей: указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Дата – день проведения, а номер порядковый с начала года.

    В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например:

    • ПРОТОКОЛ заседания родительского комитета

    Далее указываются председатель и секретарь.

    В графе «Присутствовали» –указывается общее количество присутствующих.

    Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чём?» например:

    • Об итогах работы за первое полугодие

    Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

    • СЛУШАЛИ:

    • ВЫСТУПИЛИ:

    • ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

    После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся ФИО выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления.

    Если представлен текст выступления, то указывается: «текст выступления прилагается (приложение1)»

    Если в ходе выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, то они фиксируются вместе с ответами. Записи должны быть краткими в лаконичной форме.

    Решение указывается в протоколе полностью.

    Протокол подписывается председателем и секретарём.

    Протоколы относятся к числу важных документов, поэтому хранятся 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

    5.ТРУДОВАЯ КНИЖКА

    ТРУДОВАЯ КНИЖКА – относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 66 ТК РФ)

    При приёме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу.

    На работника поступающего впервые заводится трудовая книжка в его присутствии не позднее недельного срока после приёма на работу. Записи в трудовую книжку вносятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

    Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

    Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

    6. ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

    ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА Т -2 – является основным документом по учёту персонала учреждения.

    Личная карточка заводится на всех работников учреждения, принятых на постоянную или временную работу.

    Все записи делаются на основании документов, предоставленных работником: паспорта, трудовой книжке, документов об образовании.

    • Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учёте» данные берутся из военного билета работника.

    В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

    • Главным разделом карточки является раздел III «Приём на работу», назначения, перемещения

    Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

    Заполняются карточки рукописным способом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится в сейфе.

    Карточки уволенных сотрудников хранятся 75 лет.

    7. ЛИЧНОЕ ДЕЛО СОТРУДНИКА

    ЛИЧНЫЕ ДЕЛА – представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела заводятся на всех работников учреждения. Оно оформляется после издания приказа о приеме на работу.

    В состав личного дела должны входить следующие документы:

    • Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

    • Анкета или личный листок по учёту кадров;

    • Автобиография или резюме;

    • Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

    • Трудовой договор;

    • Выписка из приказа о приёме, заверенная заведующей;

    • Копия паспорта работника;

    • Копии документов об образовании;

    • Аттестационный лист (для педагогических работников);

    • Копия ИНН работника, Копия пенсионного свидетельства (СНИЛС) ;

    • Копия свидетельства о браке;

    • Копии свидетельств о рождении детей.

    «Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле» содержит сведения о порядковых номерах документов дела, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

    Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

    Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др.

    Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр.

    Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки.

    Так, в графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» — в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

    В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке.

    Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию — документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок.

    В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование; с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.

    Копии документов об образовании помещают в личное дело при его формировании. Копии можно снимать только с подлинников.

    Трудовой договор, заключенные с работником могут формироваться в личное дело или храниться отдельно.

    Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.

    Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку — скоросшиватель.

    На ее обложке указывается полностью: фамилия, имя, отчество работника.

    В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.

    Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

    Все дела в Учреждении хранятся в кабинете заведующего.

    При увольнении работника личные дела хранятся 75 лет.

    Источник: https://multiurok.ru/files/orghanizatsiia-dieloproizvodstva-v-dou.html

    Ссылка на основную публикацию