Оформление номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год — юридические советы

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год — образец

Оформление номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год - юридические советы

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год может понадобиться любой фирме-работодателю. Как ее правильно составить и в чем заключается специфика ее использования, расскажем в нашей статье.

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

Структура номенклатуры отдела кадров

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год

Итоги

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.

2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца).

К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

  • Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
  • На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

  • приказы;
  • договоры;
  • учетные документы;
  • карточки;
  • трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

  • перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;

Источник: http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/nomenklatura_del_otdela_kadrov_-_obrazec/

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам :

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

  • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
  • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
  • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы — справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

  • Простота поиска.
  • Индексация хранящихся документов.
  • Установленный срок хранения материалов.
  • Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
  • Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
  • Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
  • Составление актов на их уничтожение.

к содержанию ↑

Ее виды

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  • Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.
  • к содержанию ↑

    Номенклатуры дел отделов

    Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

    Бухгалтерия

    В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

    Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

    к содержанию ↑

    Юридический

    В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

    Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

    Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

    Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

    к содержанию ↑

    Отдел кадров

    В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

    1. Составленные кадровиком.
    2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
    3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

    Основной список документов включает в себя:

    • Должностные инструкции.
    • Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
    • Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
    • Распоряжения, приказы по персоналу.
    • Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
    • Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
    • Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
    • Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
    • Справки, служебная переписка.
    • Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
    • Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

    Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

    Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

  • Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом. В первом – нет.
  • Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.
  • Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.
  • Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.
  • Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.
  • Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.
  • Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.
  • Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.
  • Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

    Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

    Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

    Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

    Читайте также:  На коллекторскую деятельность может быть наложен 10-летний мораторий - юридические советы

    к содержанию ↑

    Как правильно составить?

    Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

    При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

    Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

    В перечень в обязательном порядке включают:

    • Устав организации.
    • Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
    • Номенклатура дел подразделений.
    • Штатное расписание.
    • Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
    • Должностные инструкции.

    После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

    Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

    Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений — 8 приложение.

    Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

    • Номер (индекс) дела.
    • Наименование его.
    • Количество папок (единиц хранения) в деле.
    • Срок хранения дела.

    Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

    к содержанию ↑

    Порядок составления и утверждения

    Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

    Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

    После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

    Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

    Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

    Источник: http://bizakon.ru/kadry/nomenklatura-del-otdela.html

    Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы

    Номенклатура дел отдела кадров

    При этом в зависимости от решаемых задач подразделение по управлению персоналом в организации может называться кадровая служба, управление кадров или иметь иное наименование. Но суть от этого не меняется.

    Просто на сегодняшний день большинство пользователей Интернета при поиске информации по данному вопросу предпочитает набирать в Яндексе поисковую фразу «Номенклатура дел отдела кадров», поэтому статья так и озаглавлена.

    Как указать приказы в номенклатуре дел?

    Как включить в номенклатуру дел отдела кадров приказы на выплату единовременного пособия при рождении ребенка и погребение, какой № статьи по перечню и срок хранения Согласно п.

    19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.

    Производственный календарь

    Программа профессиональной переподготовки «Управление персоналом (Профессиональный стандарт)» Очно-дистанционный курс профессиональной переподготовки Национального союза кадровиков и Московского технологического университета (МИРЭА) в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Диплом государственного образца государственного университета о прохождении профессиональной переподготовки и удостоверение Национального союза кадровиков.

    Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год

    Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров.

    И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота. Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

    Дело в том, что в соответствии с п.

    Работа отдела кадров связана с оформлением значительного количества документов.

    Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив.

    С целью систематизации необходимых для работы документов и указания сроков их хранения используется номенклатура дел. Что она собой представляет, какими нормами права регламентирована и каков порядок ее составления, расскажем в настоящей статье.

    Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен.

    Образец и бланк номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год

    Источник: http://gran-law.ru/obrazec-oformlenija-nomenklatury-del-kadrovoj-sluzhby-34314/

    Отдел кадров — что это такое, положение, номенклатура дел, функции, чем занимается на 2018 год

    Статья раскроет основные моменты, связанные с работой отдела кадров в организации. Что входит в его обязанности, каковы особенности и выполняемые функции, какова структура – далее.

    Отдел кадров – обязательный структурный элемент на любом предприятии. В его обязанности входит множество функций. Каковы же особенности деятельности, что входит в обязанности?

    Общие аспекты ↑

    Основные принципы кадровой политики:

    • направленность на выполнение требований законодательства труда;
    • учет потребностей предприятия в сотрудниках;
    • обеспечение условиями для качественной работы;
    • поиск сотрудников.

    Второе направление деятельности отдела кадров направлено на формирование кадровой политики предприятия — требования к персоналу, различные мероприятия.

    Главное направление – формирование трудовых ресурсов на предприятии. Составляющие кадровой политики:

    Поиск персонала Проведение собеседований, оформление документации
    Расстановка сотрудников На конкретные должности, повышение их или понижение, перевод
    Оценка персонала Его личные качества, содержание деятельности, уровень квалификации
    Смена должности Лучшим периодом нахождения на одной должности является 5 лет. После этого работника можно либо повысить, либо понизить
    Повышение квалификации
    Продвижение по карьерной лестнице

    Чтобы правильно организовать работу кадровой службы, необходимо:

    • выяснить количество сотрудников;
    • распределить между ними обязанности. Можно сформировать группы, которые будут заниматься определенным видом деятельности;
    • на каждого сотрудника отдела кадров оформить должностные обязанности, определить их права;
    • подготовить документы, которыми отдел кадров будет руководствоваться в своей работе;
    • провести обучение персонала кадровой службы.

    Первыми являются – данная профессия востребована, прямое общение с руководящими органами организации, разнообразная работа. Недостатки – постоянные стрессы, рабочий день ненормированный.

    Что это такое

    Главный ресурс предприятия – трудовой. Именно таким и является отдел кадров – основной состав работников организации.

    Кадровая служба – совокупность структурных подразделений организации, цель которых — управление работниками предприятия.

    Должностными лицами являются руководители, специалисты, технический персонал. Суть ее – работа с персоналом предприятия.

    Основные задачи отдела кадров делятся по направлениям:

    Учетно-контрольное Прием сотрудников на работу и их увольнение
    Планово-регулятивное Отбор сотрудников, их перемещение и адаптация
    Отчетно-аналитичное Оценка трудовой деятельности сотрудников, ведение отчетности
    Координационно-информационное Переподготовка работников, архивная работа
    Организационно-методическое Руководство и планирование кадровой службы

    Выполняемые функции

    В обязанности кадровой службы входит:

    • разработка плана укомплектования сотрудников в соответствии с деятельностью организации;
    • оформление увольнения работников, их прием на работу, перевод на другую должность;
    • ведение учета личного состава;
    • ответственность за хранение трудовых книжек, их заполнение;
    • ведение прочей документации;
    • создание условий для работы;
    • предложения по улучшению деятельности организации;
    • подготовка документов и отчетностей для комиссий;
    • контроль и проведение инструктажа сотрудников;
    • принятие мер по трудоустройству увольняемых работников;
    • ведение контроля за дисциплиной на производстве.

    При выборе задач учитываются:

    • размеры предприятия;
    • направление деятельности;
    • цели;
    • на какой стадии находится развитие организации;
    • численность сотрудников.

    Нормативная база

    Основные положения и вопросы кадровой службы регулируются Трудовым Кодексом Российской Федерации.

    Производство дел в отделе кадров осуществляется на основании законов РФ, различных правил и нормативных актов.

    Правовая база:

    В своей работе отдел кадров руководствуется следующими нормативными актами:

    Особенности работы в отделе кадров в 2018 году ↑

    Кадровая служба предприятия имеет свои функции и особенности, которые необходимо соблюдать.

    Сотрудники отдела кадров обязаны выполнять свою работу согласно требованиям законодательства, своевременно разрабатывать план мероприятий и следить за документацией предприятия.

    Действие Положения (образец)

    Положение – акт правового характера, который устанавливает порядок образования, права и обязательства, организацию трудовой деятельности предприятия.

    Отдел кадров – самостоятельная структура, поэтому Положение является обязательным. Разрабатывается документ для закрепления задач и функций кадровой службы.

    Требования к оформлению:

    • заглавие должно содержать реквизиты внутренней документации предприятия;
    • название организации;
    • наименование документа, дату и место его оформления;
    • разделы – «Общие положения», «Основные задачи», «Функции», «Руководство», «Права и обязанности», «Структура», «Взаимоотношения. Связи».

    Каждый раздел должен начинать с ново строки и нумероваться арабской цифрой. Составляет Положение руководитель организации, право подписи и утверждения документа также принадлежит ему.

    В отдельный пункт стоит внести перечень документов, которыми руководствуется кадровая служба в процессе деятельности.

    Каковы обязанности (номенклатура дел)

    Номенклатура – обязательный список дел, формирующихся в процессе деятельности организации.

    Используется для:

    • установления единого порядка для формирования дел;
    • учетного обеспечения;
    • быстрого поиска документации;
    • установления срока хранения дела.

    Перечень дел будет зависеть от направления деятельности организации. При оформлении номенклатуры следует брать во внимание текущие дела и задачи, планируемые выполнить в будущем году.

    Дела должны размещаться по степени их важности. При определении срока хранения дел можно руководствоваться типовым перечнем документов, принятым в 2010 году.

    Номенклатуры подразделяют на следующие виды:

    Типовая Нормативный документ, который содержит состав дел однотипных предприятий
    Примерная Имеет рекомендательный характер, устанавливает примерный перечень дел организации
    Индивидуальная Перечень дел конкретного предприятия
    Читайте также:  Исключающие материальную ответственность работника обстоятельства - юридические советы

    При составлении номенклатуры следует высветить следующие разделы – «Индекс дела», «Заголовок», «Количество», «Сроки хранения», «Номер» и «Примечания».

    Номенклатуру составляют каждый год, в последнем отчетном квартале. По окончанию года ее следует утверждать в архиве.

    Разделами документа являются подразделения организации — бухгалтерия, канцелярия и прочие. Если таковых не существует, то разделами могут являться направления деятельности предприятия.

    Какие должности имеются (структура)

    Главой кадровой службы является начальник отдела кадров. Остальные (заместители, помощники, специалисты) подчиняются ему. Если отдел кадров имеет несколько подразделений, то каждое из них возглавляет начальник.

    В обязанности инспектора кадров входят:

    • формирование личных дел сотрудников;
    • оформление приказов;
    • учет трудовых книжек, их заполнение;
    • работа с документацией;
    • оформление больничных листов;
    • ведение контроля по дисциплине.

    В своей структуре отдел кадров имеет такие отделы:

    • организация труда;
    • подбор сотрудников;
    • переквалификация персонала;
    • планирование продвижения;
    • аттестация;
    • охрана труда.

    Должности могут быть следующие – инженер организации труда, табельщик, трудовой экономист и прочие.

    Каждая из должностей имеет свои обязанности, которые должна строго выполнять. Инженер по трудовой организации обязан:

    • разрабатывать меры для усовершенствования трудовой деятельности;
    • проводить аттестацию;
    • анализировать условия производственной деятельности.

    К каждой должности выдвигаются требования – наличие полного высшего образования, определенный стаж работы в данной сфере.

    Составление плана работы

    Деятельность структурных подразделений организации необходимо планировать таким образом, чтобы она была направлена на успешное завершение дел.

    План мероприятий можно составлять на месяц, квартал или год. Процесс принято делить на такие этапы:

    Сбор данных Структура работников, прогулы, текучесть кадров, средняя заработная плата
    Действия для достижения цели Обязательно указывать дату, сроки

    Во время разработки плана мероприятий важно учитывать задачи и требования законодательства:

    Определенные мероприятия можно планировать на конкретный месяц, например, проверка личных дел или повышение уровня квалификации.

    Заключительным этапом является утверждение плана работы кадровой службы и его согласование с начальством.

    Какие документы должны быть

    Учредительные документы являются обязательными в любой организации. Документооборот отдела кадров состоит из:

    Документации личного состава Карточки, приказы об увольнении, поощрении и прочее
    Управления персоналом Отчеты, правила внутреннего распорядка

    Отдел кадров обязан сохранять все заявления сотрудников, объяснительные и докладные.

    Обязательными документами являются:

    Отдел кадров должен оформлять регистрационные книги и журналы, трудовые книжки, приказы и прочие дела своевременно и правильно.

    К кадровым документам также относятся:

    Расписание штата Список должностей, оклад сотрудников, надбавки к заработной плате
    Правила распорядка внутри организации Обязанности работников и их права, режим работы
    Должностные инструкции Ответственность сотрудников, их функции
    Табель Поименный перечень сотрудников предприятия
    Трудовая книжка Главный документ, свидетельствующий о трудовой деятельности работников

    Таким образом, отдел кадров – один из главных элементов на любом предприятии.

    В его обязанности входит ведение документации сотрудников, поиск и отбор персонала, разработка плана действий организации на текущий год.

    Возглавляет отдел кадров – начальник (инспектор). Он имеет особую роль, и обязан следить за документацией, оформлять ее.

    В своей деятельности сотрудники обязаны руководствоваться законами и нормативными актами, главный из которых – Трудовой Кодекс.

    Источник: http://buhonline24.ru/kadry/otdel-kadrov.html

    Номенклатура дел в отделе кадров на 2018 год

    в данном материале мы рассматриваем номенклатуру дел с новыми сроками хранения документов в отделе кадров. на каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации. любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения.

    для этого разрабатывается номенклатура дел – это систематизированный перечень бумаг, которые проходят через отдел в течение определенного периода. варианты номенклатуры дел в практике ведения документации существуют три варианта номенклатуры дел: эта классификация была первоначально разработана для государственных и муниципальных организаций.

    src=» «=»» alt=»Номенклатура дел в отделе кадров на 2018 год»>

    Образец номенклатуры дел отдела кадров

    1. типовой, то есть формируется однотипными организациям, согласно нормативному документу;
    2. примерной или рекомендательного типа;
    3. индивидуальной, которая создается на предприятии, основываясь на типовой и примерный ее вид.

    Внутренние номенклатуры компании устанавливают для всех отделов индивидуально либо совместно. Второй вариант указанных документов называют сводными.

    Сотрудники кадровой службы, отражая документооборот, основываются на определенные нормы, прописанные в следующих документах : Обеспечение сохранности Должностное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство и сохранность данных, согласно приказу генерального директора о его назначении, выполняет свои рабочие задачи, в соответствии с инструкцией.

    Сроки хранения документов по номенклатуре дел 2018 год

    Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей 5 лет при условии проведения проверки Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об

    Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

    Номенклатура дел кадровой службы — справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

    Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел. Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье. Ее виды Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования.

    Систематизированный перечень их называется номенклатурой.

    Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей 5 лет при условии проведения проверки Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об

    1. индивидуальной, которая создается на предприятии, основываясь на типовой и примерный ее вид.
    2. типовой, то есть формируется однотипными организациям, согласно нормативному документу;
    3. примерной или рекомендательного типа;

    Внутренние номенклатуры компании устанавливают для всех отделов индивидуально либо совместно.

    Второй вариант указанных документов называют сводными.

    Сотрудники кадровой службы, отражая документооборот, основываются на определенные нормы, прописанные в следующих документах : Обеспечение сохранности Должностное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство и сохранность данных, согласно приказу генерального директора о его назначении, выполняет свои рабочие задачи, в соответствии с инструкцией.

    Что такое номенклатура дел кадровой службы

    Нарушение установленного порядка и сроков хранения документов по КоАП РФ «влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей».

    Следующим шагом изучаем уставные документы, структуру организации, содержание и структуру документов. Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год составляется специально назначенным сотрудником, а затем оформляется приказом руководителя или должностной инструкцией и утверждается руководителем организации.

    Источник: http://admpravokumskoe.ru/nomenklatura-del-v-otdele-kadrov-na-2018-god-87881/

    Номенклатура дел в юридическом отделе

    ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ, НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ АКТЫ, МЕТОДИЧЕСКИЕ РАЗРАБОТКИ Письмо управления архивного дела администрации Алтайского края «О примерной номенклатуре дел юридических отделов администраций районов (городов) края» от 09.06.2001 г.

    N 638 В целях совершенствования комплектования архивных учреждений края документами Архивного фонда края, в качестве методической помощи организациям, решением экспертно-проверочно-методической комиссии (ЭПМК) управления архивного дела администрации Алтайского края (протокол от 10.

    Как разработать номенклатуру дел организации

    Как показывает практика организации документов в делопроизводстве и последующем их хранении, у многих организаций возникают вопросы по методике составления номенклатур дел.

    О наиболее принципиальных моментах рассказывает ведущий специалист отрасли Борис Альбрехт.

    Итак, номенклатура дел – это систематизированный перечень дел (документальных комплексов), а иногда и отдельных документов (например, отчетов, журналов регистрации), заводимых организацией, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

    Оформление номенклатуры дел организации

    Удобнее всего, когда названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений по штатному расписанию (актуально особенно для крупных организаций).

    При этом допускается дополнительно делить на подразделы по функциональным обязанностям, для небольших фирм изначально можно составлять только по функциональному типу («секретариат», «кадровое обеспечение», «правовое обеспечение» и т.д.)

    Государственный архивЯмало-Ненецкого автономного округа

    Годовые расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на ОПС в Пенсионный фонд РФ, на ОМС в Федеральный фонд ОМС и территориальные фонды ОМС плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (ф.РСВ-1 ПФР). Расчетная ведомость по средствам Фонда социального страхования РФ.

    Квартальные расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на ОПС в Пенсионный фонд РФ, на ОМС в Федеральный фонд ОМС и территориальные фонды ОМС плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР).

    Номенклатура дел организации – составление и утверждение

    Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел.

    Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

    группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность, используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел, используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения, применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять), в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

    Читайте также:  Что такое маршрутная квитанция электронного билета, когда и зачем нужна? - юридические советы

    Юридическое делопроизводство — единая база и учет судебных дел

    Говоря о юридическом делопроизводстве . следует понимать, что это частное направление отрасли делопроизводства в целом, имеющее свои характерные особенности. В основе общего лежит понятие дела как подборки документов, объединенных по любому произвольному признаку (вопросу) и хранящихся в организации вместе согласно номенклатуре (списку) дел.

    В то же время в юридическом под делом понимается предопределенный кодексом, законом или иным нормативным актом перечень документов.

    Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

    В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.

    Оформление номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год

    Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год представляет собой систематизированный перечень документов, прошедших за год через отдел.

    Как правильно составить номенклатуру дел и на что при этом нужно опираться, вы узнаете из нашей статьи.

    Чем больше компания, тем выше документооборот в отделе кадров. Но и в небольших организациях уже на этапе приема нового сотрудника на работу от него требуется определенный набор документов, формирующий личное дело.

    Источник: http://vigor24.ru/nomenklatura-del-v-juridicheskom-otdele-48275/

    Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год с новыми сроками хранения

    15.07.2018

    На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

    Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

    Онлайн журнал для бухгалтера

    Если же номенклатура утверждается отдельным приказом руководителя, то должен быть издан новый приказ, в котором прописываются новые строки, которые должны быть внесены. Раздел количество дел меняется в течение года, однако такие изменения приказом не фиксируются.

    На протяжении года в номенклатуру можно вносить изменения, к примеру, если в кадровой службе образовалась новая группа документов, которая ранее не была классифицирована.

    Процедура внесения изменений напрямую зависит от варианта согласования: если для этого требуется только подпись руководителя кадровой службы, то никаких сложностей не возникает, В такой ситуации сотрудники часто просто заранее оставляют в номенклатуре свободные строки для внесения в нее новых групп документов.

    Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

    Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

    Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

    По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

    Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

    Оформление номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год

    Систематизация облегчает процесс сбора документов, оформления их для хранения и, естественно, поиск нужных бумаг. Наличие номенклатуры делает проще ввод в курс дела нового сотрудника отдела кадров. После закрытия компании благодаря наличию номенклатуры можно достаточно быстро отделить документы, которые необходимо сдать на хранение, от остальной массы и произвести саму передачу.

    Чем больше компания, тем выше документооборот в отделе кадров. Но и в небольших организациях уже на этапе приема нового сотрудника на работу от него требуется определенный набор документов, формирующий личное дело. Опять же чем дольше работает компания, тем больше скапливается документов, подлежащих длительному хранению.

    Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год

    Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

    Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

    Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

    1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

    Если архив не создается как структурное подразделение, ответственность за архивное хранение документов организации может возлагаться и на одного из сотрудников службы делопроизводства (а в небольшой организации – на секретаря) или сотрудника отдела кадров.

    Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8. Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.

    Период нахождения в архиве канцелярских бумаг Наконец наступил момент разобраться со сроками хранения документов по номенклатуре дел, и началась некоторая неразбериха, поскольку по определенным разделам учета и делопроизводства документы существенно отличались.

    Образец и бланк номенклатуры дел отдела кадров на 2017-2018 годы

    Номенклатура дел отдела кадров на 2017-2018 годы — это систематизированный список, содержащий все документы этого подразделения с указанием срока их хранения. О том, как ее составить для кадровой службы, что в нее должно входить, об особенностях, порядке утверждения, внесении изменений расскажем в нашей статье.

    1. Она должна охватывать все документы, которые создаются, используются в процессе деятельности организации, а также поступают из сторонних компаний (например, переписку с контрагентами, сторонние запросы, приказы по основной деятельности, различные книги, журналы учета, входящую, исходящую корреспонденцию, графики и т. д.). Нормативно-правовую литературу, а также справочники, ее содержащие, вносить нет необходимости.
    2. Обязательно наличие четкого заголовка, для того чтобы:
      • полностью отразить состав материалов того или иного дела;
      • избежать случайного помещения иных писем, счетов в состав материалов, не совпадающих по сроку сохранности.
    3. Бумаги внутри формируемого дела располагаются в зависимости:
      • от степени их важности;
      • необходимого периода хранения.

    Рекомендуем прочесть:  Единовременная выплата пенсии накопительной

    Номенклатура дел отдела кадров на 2017 год

    Систематизация документооборота является не столько обязанностью организаций (утверждение номенклатуры дел обязательно только для государственных организаций), сколько необходимостью, так как большое количество документов предполагает проблемы с их поиском, сохранностью и отслеживанием сроков хранения. Все эти проблемы призвана решать номенклатура дел отдела кадров на 2017 год.

    • индекс дела, состоящий из кода структурного подразделения организации и номера заголовка дела (например, отделу кадров присвоен код 01, тогда индекс дела будет выглядеть как «01-ХХ»);
    • заголовок – означает определенную группу документов, например трудовые книжки, должностные инструкции;
    • количество дел – заполняется в конце года;
    • срок хранения дел с указанием нормативного документа и его структурной единицы, устанавливающей такой срок;
    • примечание – приводится информация о движении дел в организации (заведении, передаче, уничтожении и т.д.).

    Как сделать номенклатуру дел отдела кадров

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.

  • Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.

  • к содержанию ↑

    Основной список документов включает в себя:

    • Должностные инструкции.
    • Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
    • Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
    • Распоряжения, приказы по персоналу.
    • Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
    • Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
    • Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
    • Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
    • Справки, служебная переписка.
    • Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
    • Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

    Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год с новыми сроками хранения Ссылка на основную публикацию

    Источник: http://truejurist.ru/detskie-vyplaty/nomenklatura-del-otdela-kadrov-na-2018-god-s-novymi-srokami-hraneniya

    Ссылка на основную публикацию